Doküman Yönetimi

Dijital Belge Arşivi

Şunlar için geçerlidir: iş güvenliği uzmanları, İSG ekipleri, arşiv sorumluları • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi

Bu ekran ne işe yarar?

Dijital Belge Arşivi (İSG Arşivi), sisteme yüklenmiş tüm İSG belgelerinin merkezi listesidir. İşyeri, bölüm, klasör, belge tanımı, arşiv kodu, onay durumu ve dört ayrı tarih aralığına göre süzer; her satırdan belgeyi görüntüler/indirir, onay durumunu değiştirir, geçerlilik tarihini satır içinde günceller, kaydı siler ve belgeyi üreten ilgili İSG kaydına (eğitim, kurul toplantısı, risk değerlendirme vb.) atlar. Yeni belge yükleme, Yeni Ekle ile Hızlı Doküman Ekle ekranından yapılır.

Ekran görünümü

Dijital Belge Arşivi (örnek, maskeli veri).

Üst düğmeler

Öğe	Ne zaman görünür	İşlevi
Yeni Ekle	Yükleme yetkisiyle	Belge yükleme (Hızlı Doküman Ekle) ekranına gider.
İstatistikler	Yetkiyle	Arşiv istatistiklerini yeni sekmede açar.
İşlemler	Herkes (alt öğeler yetkili)	Aşağıdaki alt işlemlerin menüsü.

Sütun başlıklarının altındaki filtre kutuları ve Sıfırla düğmesiyle süzme yapılır; araç çubuğunda ayrıca Tümünü Excel'e Aktar bulunur. İşlemler menüsünün içeriği bir alt bölümde tek tek anlatılıyor.

İşlemler menüsü

Araç çubuğundaki İşlemler düğmesi, arşivin yönetim ekranlarını toplayan bir menü açar. Günlük belge işi bu menüye girmeden yürür; buradaki altı öğe arşivin kurulumunu ve toplu işlerini ilgilendirir.

İşlemler menüsü açık hâlde (örnek). Menü tam yetkili bir hesapta gösteriliyor — sizde daha az öğe görünebilir.

Menü öğesi	Gereken yetki	Ne yapar
Arşiv Özeti	yetki aranmaz	İş yeri × belge matrisi: hangi iş yerinde hangi belgenin eksik olduğunu tek ekranda gösterir. Ayrı ekran açılır.
Belge Tanımları	Belge Tanımları	Klasör ve belge ağacı, dosya isimlendirme kuralı, onaylayacak kişiler ve arşiv yöneticileri. Ayrı ekran açılır.
İsg Dok. Aktarımı	İSG Dokümantasyonu Aktar	İSG dokümantasyonundaki belgeleri arşivin klasör/belge yapısına eşleştirerek aktarır. Ayrı ekran açılır.
Toplu Arşiv Kodu Değiştir	Çoklu Arşiv Kodu Değiştir	Bir arşiv kodunu taşıyan tüm belgeleri tek işlemde başka koda taşır. Sayfadan ayrılmadan pencere açılır.
Belge Gerekmeyenler Belirle	Belge Gerekmeyen Belirleme Yetkisi	Seçilen iş yerlerinde belirli belgelerin istenmeyeceğini işaretler; o belgeler eksik sayılmaz. Sayfadan ayrılmadan pencere açılır.
Tanımlar	Dijital Belge Arşiv Tanımları	Belge eklerken doldurulacak ek alanları yönetir (Alan Yönetimi sekmesi). Ayrı ekran açılır.

Menüde göremediğiniz öğe, yetki eksikliğindendir. Arşiv Özeti dışındaki beş öğe yalnız yukarıdaki yetki tanımlıysa basılır; yetkiler Sistem › Yetkiler ekranından rol bazında verilir. Tablodaki yetki adları o ekranda göründükleri hâlleriyle yazılmıştır.

Liste sütunları ve satır işlemleri

Sütunlar arasında İş Yeri, İş Bölümü, Klasör, Belge, Açıklama, Dosya, Onay, Onay Tarihi, Onay/Red Personeli, Arşiv Kodu, Sıra, İşlem/Belge/Geçerlilik Tarihi yer alır. Geçerlilik Tarihi hücresi bayrak rengiyle uyarır (kırmızı: 8 günden az, sarı: 30 günden az kalan). Dosya sütunundan belgeyi görüntüler veya indirirsiniz. Satır düğmeleri:

İşlem	Ne zaman görünür	Ne yapar
Doküman Bilgileri	Herkes	Belgenin bilgilerini gösteren pencereyi açar; geçerlilik tarihi buradan da güncellenebilir.
Sil	Silme yetkisiyle	Belgeyi pasife alır.
İlgili Kayıt	Belge bir sürece bağlıysa	Belgeyi üreten İSG kaydını (eğitim, toplantı, risk, denetim, işyeri yetkilisi atama vb.) yeni sekmede açar.
Dijital Onay	Dijital onay modülü açık + muayene belgesi	Belgenin dijital onay durumunu sorgular.

Onay durumunu değiştirmek için satırdaki Değiştir menüsü kullanılır; onaylama/reddetme açıklama pencereleriyle yapılır.

Doküman bilgileri penceresi

Satırdaki Doküman Bilgileri düğmesi, belgenin künyesini ve geçerlilik tarihini gösteren/düzenleyen pencereyi açar.

Doküman Bilgileri penceresi (örnek).

Yalnız İSG ekibi olduğunuz işyerlerinin belgelerini görürsünüz (Sistem Yöneticisi tümünü görür). Muayene belgeleri yalnız yetkili sağlık personeline listelenir.

İlgili konular

Bu makale yardımcı oldu mu?