Doküman Yönetimi

Belge Gerekmeyenler Belirle

Şunlar için geçerlidir: Arşiv sorumluları, iş güvenliği uzmanları, İSG ekipleri • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Belge Gerekmeyenler Belirle

Bu işlem ne işe yarar?

Bazı belgeler bazı işyerleri için hiç istenmez — o işyerinde ilgili faaliyet, ekipman veya süreç yoktur. Böyle durumlarda belge arşivde ve Arşiv Özeti matrisinde sürekli eksik görünür. Belge Gerekmeyenler Belirle, seçtiğiniz işyerleri ile seçtiğiniz belge tanımlarını eşleştirerek bu belgeleri “Belge Gerekmiyor” olarak işaretler; böylece eksik listesinde görünmezler.

Bu ayrı bir ekran değildir; Dijital Belge Arşivi ekranındaki İşlemler menüsünden açılan bir penceredir. Pencerenin başlığı Belge Gerekmeyenler olarak görünür.

Bu işlemi görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır. Seçenek, İşlemler menüsünde yalnızca ilgili yetkiye sahip kullanıcılara görünür. Menüde göremiyorsanız sistem yöneticinizden yetki isteyin.

Ekran görünümü

Belge Gerekmeyenler Belirle penceresi (örnek, maskeli veri). Pencere uzundur — kutu içinde kaydırılabilir.

Pencere iki sütundan oluşur. Solda bir arama kutusu ve altında işyeri listesi (Ünvan, Kısa Adı, Sgk No sütunlarıyla, her satırın başında bir seçim kutusu), sağda ise klasörlere göre gruplanmış belge listesi (Klasörler ve Belgeler) yer alır. Her iki liste de kendi içinde kaydırılabilir.

Penceredeki alanlar

Alan	Tür	Zorunlu	Açıklama
İşyeri arama kutusu	Metin	Hayır	İpucu metni “İşyeri Ünvanı /Kısa Adı /Sgk Sicil No”. Yazdığınız metin ünvan, kısa ad, SGK sicil no ve işyeri kodu içinde aranır. Arama, kutudan çıktığınızda (Sekme/Enter veya başka bir yere tıklayınca) çalışır — her harfte anında değil.
İşyeri listesi	Çoklu seçim (kutucuk)	Evet (en az 1)	Yalnızca yetkili olduğunuz işyerleri listelenir. Sütunlar: Ünvan, Kısa Adı, Sgk No. Listede en fazla 250 işyeri gösterilir; aradığınız işyeri görünmüyorsa arama kutusunu kullanın.
Klasör / Belge listesi	Çoklu seçim (kutucuk)	Evet (en az 1)	Aktif klasörler ve her klasörün altındaki aktif belge tanımları, tanımlı sıralarına göre listelenir. Klasör satırının kendi seçim kutusu yoktur; belgeler tek tek işaretlenir.

Düğmeler

Düğme	Nerede	İşlevi
İşlemler	Arşiv ekranı, sağ üst	Açılır menüyü açar; Belge Gerekmeyenler Belirle bu menünün içindedir.
Kaydet	Pencere altı	İşaretlediğiniz işyerleri ile belgeleri eşleştirip Belge Gerekmiyor kayıtlarını oluşturur. Pencere anında kapanır; sonuç bildirimi ekranda ayrıca gösterilir.
Kapat	Pencere altı	Pencereyi kapatır, hiçbir kayıt oluşturmaz.

Bu pencerede “tümünü seç” kutusu, sayfalama veya oluşturulacak kayıt sayısını gösteren bir sayaç bulunmaz.

Adım adım: belge gerekmeyenleri işaretleme

Dijital Belge Arşivi ekranını açın, sağ üstteki İşlemler menüsünden Belge Gerekmeyenler Belirle seçeneğine tıklayın.
Pencere açılır açılmaz işyeri listesi ve belge listesi yüklenir.
Aradığınız işyeri listede yoksa üstteki arama kutusuna ünvanın, kısa adın veya SGK sicil numarasının bir parçasını yazın ve kutunun dışına çıkın (Sekme/Enter). Liste yeniden yüklenir. Önce arayın, sonra işaretleyin — her aramada liste sıfırlandığı için daha önce işaretlediğiniz işyerleri işaretsiz kalır.
Sol taraftan bir veya birden çok işyeri işaretleyin.
Sağ taraftan bir veya birden çok belge işaretleyin.
Kaydet düğmesine basın. Pencere kapanır; işlem tamamlandığında “İşlem Başarılı” bildirimi görünür ve arkadaki belge listesi tazelenir.
Sonucu doğrulamak için ana listede ilgili İş Yeri ve Belge süzgeçlerini kullanın; yeni satırların Onay sütununda Belge Gerekmiyor yazar, Açıklama sütununda ise “Belge Gerekmez” görünür.

Bu toplu bir işlemdir ve onay sorulmaz. Seçtiğiniz her işyeri için seçtiğiniz her belge ayrı bir kayıt olarak oluşturulur: 5 işyeri × 4 belge = 20 kayıt. Kaydet'e basmadan önce kaç kayıt oluşacağını gösteren bir önizleme yoktur ve “emin misiniz?” sorusu sorulmaz — düğmeye bastığınız anda kayıtlar oluşur ve pencere kapanır. Seçimlerinizi kaydetmeden önce gözden geçirin.

Oluşan kayıtlar nasıl görünür?

Kayıtların dosyası yoktur; belge arşivinde yalnızca bir işaret satırı olarak dururlar.
Açıklama alanına otomatik olarak “Belge Gerekmez” yazılır.
Onay durumu Belge Gerekmiyor olur; onaylayan olarak sizin adınız ve onay tarihi olarak işlemin yapıldığı an kaydedilir.
Arşiv Özeti matrisinde, o işyeri-belge çifti için gerçek bir belge yoksa Belge Gerekmiyor görünür. Aynı çift için onaylanmış, onay bekleyen veya reddedilmiş gerçek bir belge varsa o belgenin durumu görünmeye devam eder.

Mevcut belgeleriniz güvendedir. Bir işyeri-belge çifti için zaten aktif bir kayıt varsa (yüklenmiş gerçek bir belge dahil), o çift atlanır ve yeni bir “Belge Gerekmez” satırı oluşturulmaz. Bu işlem hiçbir belgeyi silmez, değiştirmez veya üzerine yazmaz. Aynı seçimi ikinci kez kaydetseniz de mükerrer kayıt oluşmaz.

Geri alma

Bu pencerede işareti kaldırma seçeneği yoktur: daha önce oluşturulmuş kayıtlar pencere açıldığında işaretli gelmez ve buradan toplu olarak geri alınamaz. Yanlış oluşturduğunuz bir kaydı düzeltmek için ana belge listesinden ilgili satırı bulmanız ve şunlardan birini yapmanız gerekir:

Satırdaki Sil düğmesiyle kaydı pasife almak (belge silme yetkisi gerekir), veya
Onay sütunundaki Değiştir menüsünden onay durumunu başka bir duruma çevirmek (onay durumu değiştirme yetkisi gerekir).

Her iki yol da kayıt kayıt ilerler; toplu geri alma yoktur. Bu nedenle çok sayıda işyeri ve belgeyi aynı anda işaretlemeden önce seçimlerinizi kontrol etmek önemlidir.

Karşılaşabileceğiniz uyarılar

Mesaj	Anlamı / yapılacak
“İş yeri ve belge tanımlarını seçiniz!”	İki listeden en az birinde hiçbir seçim yok; kayıt oluşturulmaz. Pencere yine de kapanır — yeniden açıp seçimleri yapın.
“İşlem Başarılı”	Kayıtlar oluşturuldu; belge listesi tazelenir.
“Bilgiler Getirilirken Bir Hata Meydana Geldi!”	Liste yüklenirken veya kayıt sırasında bir sorun oluştu. Pencereyi kapatıp yeniden deneyin; sorun sürerse destek ekibine bildirin.

İpuçları

Pencereyi her açışınızda listeler sıfırdan yüklenir ve önceki seçimleriniz kaybolur. Uzun bir listeyi tek seferde tamamlayın veya küçük gruplar hâlinde ilerleyin.
Ana listede Onay süzgecinde “Belge Gerekmiyor” seçeneği bulunmaz. Bu kayıtları bulmak için Açıklama süzgecine Belge Gerekmez yazmak en pratik yoldur.
İşaretleme bölüm bazında değil, işyeri bazındadır; belge o işyerinin tamamı için “gerekmiyor” sayılır.
Belge listesinde aradığınız belge yoksa, ilgili belge tanımı pasif veya hiç tanımlanmamış olabilir; belge tanımlarınızı kontrol edin.

İlgili konular

Dijital Belge Arşivi — bu pencerenin açıldığı ana ekran
Toplu Arşiv Kodu Değiştir — aynı İşlemler menüsündeki diğer toplu işlem
Doküman Yönetimi — Genel Bakış

Bu makale yardımcı oldu mu?