Doküman Yönetimi

Toplu Arşiv Kodu Değiştir

Şunlar için geçerlidir: Arşiv sorumluları, iş güvenliği uzmanları • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Toplu Arşiv Kodu Değiştir

Bu işlem ne işe yarar?

Toplu Arşiv Kodu Değiştir, belirli bir arşiv kodunu taşıyan belgelerin arşiv kodunu tek işlemde başka bir kodla değiştirmenizi sağlar. Arşiv kodlamanız değiştiğinde, iki kod birleştirildiğinde veya bir kod yanlış kullanıldığında belgeleri tek tek düzenlemek yerine buradan topluca taşırsınız.

Bu ayrı bir ekran değildir; Dijital Belge Arşivi ekranındaki İşlemler menüsünden açılan bir penceredir. İşlem yalnızca belgelerin arşiv kodunu değiştirir; dosyanın kendisine, onay durumuna, tarihlerine, açıklamasına ve bağlı olduğu işyerine dokunmaz.

Bu işlemi görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır. Seçenek, İşlemler menüsünde yalnızca ilgili yetkiye sahip kullanıcılara görünür. Menüde göremiyorsanız sistem yöneticinizden yetki isteyin.

Ekran görünümü

Toplu Arşiv Kodu Değiştir penceresi (örnek).

Pencere başlığı Toplu Arşiv Kodu Değiştir şeklindedir. Gövdesi tek satırlık bir cümle kalıbıdır: “[açılır liste] arşiv kodlu belgeleri [açılır liste] olarak değiştir.”

Penceredeki alanlar

Alan	Tür	Zorunlu	Açıklama
Eski arşiv kodu (soldaki liste)	Açılır liste	Evet	Hangi arşiv kodunu taşıyan belgelerin değiştirileceğini seçersiniz. Liste, tanımlı ve aktif arşiv kodlarından oluşur; başlangıçta Seçiniz yazar.
Yeni arşiv kodu (sağdaki liste)	Açılır liste	Evet	Belgelere atanacak yeni arşiv kodu. Aynı listeden seçilir; eski koddan farklı olmalıdır.
“arşiv kodlu belgeleri” / “olarak değiştir.”	Sabit metin	—	Cümleyi tamamlayan açıklama metinleridir; tıklanmaz, düzenlenmez.

Her iki listede de aynı arşiv kodu tanımları yer alır. Listede olmayan bir kodu buradan oluşturamazsınız; kodun önce arşiv kodu tanımlarına eklenmesi gerekir.

Düğmeler

Düğme	Nerede	İşlevi
İşlemler	Arşiv ekranı, sağ üst	Açılır menüyü açar; Toplu Arşiv Kodu Değiştir bu menünün içindedir.
Değiştir	Pencere altı, sağ	Seçimleri denetler, kaç belgenin etkileneceğini sayar ve onay penceresi açar. Siz onaylamadan hiçbir kayıt değişmez.
Kapat	Pencere altı	Pencereyi kapatır, hiçbir değişiklik yapmaz. Kapanışta her iki liste de boşaltılır; pencereyi yeniden açtığınızda seçimleri baştan yaparsınız.
Kapatma işareti	Pencere başlığı, sağ	Kapat ile aynı işi yapar.

Adım adım: arşiv kodunu topluca değiştirme

Dijital Belge Arşivi ekranını açın, sağ üstteki İşlemler menüsünden Toplu Arşiv Kodu Değiştir seçeneğine tıklayın.
Soldaki listeden değiştirmek istediğiniz mevcut arşiv kodunu seçin.
Sağdaki listeden belgelere verilecek yeni arşiv kodunu seçin.
Değiştir düğmesine basın.
Sistem, seçtiğiniz eski kodu taşıyan aktif belgeleri sayar ve şuna benzer bir onay penceresi gösterir: “Arşiv kodu <eski kod> olan toplam <N> dosyanın arşiv kodları <yeni kod> olarak değiştirilecektir. Onaylıyor musunuz?”
Sayıyı okuyun. Devam etmek için onay penceresindeki Değiştir, vazgeçmek için Vazgeç düğmesine basın. Vazgeçerseniz hiçbir kayıt değişmez.
Onayladığınızda değişiklik uygulanır, belge listesi tazelenir, pencere kapanır ve “İşlem başarılı” bildirimi görünür.

Bu işlem geri alınamaz. Tek onayla, seçtiğiniz kodu taşıyan tüm aktif belgelerin arşiv kodu değişir; ekranda bir “geri al” seçeneği yoktur. Ters yönde ikinci bir toplu değiştirme yapmak da eski hâli getirmez: yeni kodda zaten bulunan belgeler de birlikte geri taşınır. Onay penceresindeki sayıyı okumadan onaylamayın.

Karşılaşabileceğiniz uyarılar

Mesaj	Anlamı / yapılacak
“Lütfen eski arşiv kodu seçiniz!”	Soldaki liste boş. Değiştirilecek kodu seçin.
“Lütfen yeni arşiv kodu seçiniz!”	Sağdaki liste boş. Yeni kodu seçin.
“Lütfen farklı arşiv kodları seçiniz!”	İki listede aynı kod seçili. İşlemin anlamlı olması için farklı olmalıdır.
“Değiştirilecek kayıt bulunamadı!”	Seçtiğiniz eski kodu taşıyan aktif belge yok. Onay penceresi açılmaz, hiçbir kayıt değişmez.
“İşlem başarılı”	Değişiklik uygulandı; liste tazelenir ve pencere kapanır.
“Bir hata meydana geldi…”	İşlem tamamlanamadı ve arşiv kodları değişmedi. Belge listesinden kodları kontrol edin; sorun sürerse destek ekibine bildirin.

Bilinmesi gerekenler

Kapsam kod bazlıdır, süzgeç bazlı değildir. Ekrandaki filtreler (işyeri, klasör, tarih…) bu işlemi etkilemez. Yalnız “eski arşiv kodu” seçiminiz belirleyicidir; tek bir işyerinin belgelerini seçip taşıyamazsınız.
Yalnız aktif belgeler etkilenir. Silinmiş (pasife alınmış) belgelerin arşiv kodu değişmez ve sayıma da girmez.
Sıra numaraları olduğu gibi kalır. Belgelerin arşiv kodu içindeki sıra numaraları yeniden hesaplanmaz; taşınan belgeler ile hedef kodda hâlihazırda bulunanlar aynı sıra numarasını taşıyabilir. İşlemden sonra yeni belge yüklerken önerilen sıra numarasını bu nedenle kontrol edin.
Belgenin başka hiçbir bilgisi değişmez. Dosya, onay durumu, onaylayan kişi, belge/geçerlilik tarihi, açıklama ve işyeri aynı kalır.
Değişiklik sonrası kontrol: ana listede Arşiv Kodu sütununun filtresinden yeni kodu seçerek taşınan belgeleri görebilirsiniz.

Gösterilen sayı ile değişen kayıt sayısı farklı olabilir. Onay penceresindeki sayım yalnız sizin görme yetkiniz olan belgeleri (İSG ekibinde olduğunuz işyerlerini) kapsar; değiştirme işlemi ise o arşiv kodunu taşıyan tüm aktif belgelere uygulanır. Sınırlı işyeri yetkisiyle çalışıyorsanız, onay penceresinde gördüğünüzden daha fazla belgenin kodu değişebilir. Sistem Yöneticisi rolündeyseniz iki sayı aynıdır. Emin değilseniz işlemi arşiv sorumlunuzla birlikte yapın.

İlgili konular

Dijital Belge Arşivi — bu pencerenin açıldığı ana ekran
Belge Gerekmeyenler Belirle — aynı İşlemler menüsündeki diğer toplu işlem
Doküman Yönetimi — Genel Bakış

Bu makale yardımcı oldu mu?