Doküman Yönetimi

İsg Dok. Aktarımı

Şunlar için geçerlidir: arşiv sorumluları, arşiv yöneticileri, sistem yöneticileri • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › İsg Dok. Aktarımı

Bu ekranı görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır. Dijital Belge Arşivi'nin İşlemler menüsünde İsg Dok. Aktarımı satırını göremiyorsanız aktarım yetkiniz yok demektir; yetkiyi sistem yöneticiniz verir.

Bu ekran ne işe yarar?

İsg Dok. Aktarımı, eski İSG Dokümantasyonu bölümünde biriken belgeleri yeni Dijital Belge Arşivi'ne taşımak için kullanılan tek yönlü ve toplu bir geçiş ekranıdır. Ekrandaki her satır bir İSG dokümantasyon tanımına karşılık gelir. Satır için hedefte hangi arşiv klasörü, hangi arşiv belge tanımı ve hangi arşiv kodu kullanılacağını seçer, önce Kontrol Et ile ne taşınacağını görür, sonra Aktar ile taşırsınız.

Bu bir geçiş/kurulum işlemidir: günlük belge yükleme için kullanılmaz, normalde bir belge tanımı için bir kez çalıştırılır. Tek tıkla tüm aktif iş yerlerinin o tanıma ait belgeleri işlendiği için, düğmeye basmadan önceki kontrol adımı işin en önemli parçasıdır.

Listede yalnız yetkili olduğunuz İSG dokümantasyon tanımları görünür; arşiv yöneticisi ve Sistem Yöneticisi tüm tanımları görür.

Ekran görünümü

İsg Dok. Aktarımı (örnek, maskeli veri).

Üst düğmeler ve renk açıklaması

Başlık çubuğunda yalnız iki geri dönüş bağlantısı vardır; bu ekranda kaydet veya vazgeç düğmesi bulunmaz.

Öğe	Ne zaman görünür	İşlevi
Arşiv Listesi	Herkes	Dijital Belge Arşivi listesine döner; aktarım sonucunu orada görürsünüz.
Arşiv Özeti	Herkes	Arşiv özet ekranını açar; hangi iş yerine hangi belgenin düştüğünü buradan doğrularsınız.

Başlığın yanındaki renk açıklaması, satırların işlem sırasında aldığı arka plan rengini anlatır:

Renk	Anlamı
Gri	Aktarılacak dosya yok — kontrol yapıldı, taşınacak bir şey bulunamadı.
Açık mavi	Aktarıma hazır — kontrol dosya buldu, Aktar düğmesi belirdi.
Yeşil	Başarılı — aktarım tamamlandı (içinde hatalı dosya olabilir, sayısı satırda yazar).
Pembe	Başarısız — işlem hata verdi; satırı yeniden kontrol etmeniz istenir.

Liste sütunları ve satır işlemleri

Tabloda arama kutusu, sayfalama veya sıralama yoktur; yetkili olduğunuz tüm İSG dokümantasyon tanımları tek sayfada alt alta listelenir.

Sütun	Tür	Açıklama
İSG Dok. Klasör	Bilgi	Kaynaktaki (İSG Dokümantasyonu) klasör adı. Değiştirilemez.
İSG Dok. Belge	Bilgi	Kaynaktaki belge tanımının adı — aktarılacak belgeler bu tanıma bağlı olanlardır. Değiştirilemez.
İSG Arş. Klasör	Açılır liste — zorunlu	Hedef arşiv klasörü. Yalnız aktif klasörler listelenir. Seçimi değiştirince yanındaki belge listesi sıfırlanıp yeniden dolar.
İSG Arş. Belge	Açılır liste — zorunlu	Hedef arşiv belge tanımı. Liste, seçtiğiniz klasöre bağlı belge tanımlarıyla dolar; klasörü seçmeden boştur.
Arşiv Kodu	Açılır liste — aktarımda zorunlu	Oluşacak arşiv kayıtlarına yazılacak arşiv kodu. Kontrol Et bu alanı istemez, Aktar ister.
Bilgi	Sonuç	Kontrol/aktarım sonucunun özeti ve ayrıntı penceresini açan ikonu. İşlem yapılmadan önce boştur.
İşlemler	Düğme	Aşağıdaki iki düğmeyi taşır.

İşlem	Ne zaman görünür	Ne yapar
Kontrol Et	Her zaman	Hiçbir şeyi değiştirmez. Seçtiğiniz eşlemeye göre kaç iş yeri ve kaç dosyanın aktarılacağını sayar, listesini hazırlar. Çalışırken ikon sarı dönen simgeye dönüşür.
Aktar	Başlangıçta gizlidir; yalnız kontrol dosya bulduğunda belirir	Aktarımı yürütür: dosyaları arşiv klasörüne kopyalar ve arşiv kayıtlarını oluşturur. Çalışırken ikon sarı dönen simgeye dönüşür, işlem bitince düğme yeniden gizlenir.
Bilgi	Kontrol veya aktarım dosya bulduysa	Aktarım Bilgileri penceresini açar; dosya dosya listeyi gösterir.

Kontrol yapmadan Aktar düğmesine ulaşamazsınız — bu, ekranın yerleşik güvenlik adımıdır.

Aktarım adım adım

Aktarmak istediğiniz kaynak tanımın satırını bulun (İSG Dok. Klasör + İSG Dok. Belge).
İSG Arş. Klasör alanından hedef arşiv klasörünü seçin. Seçmeden ilerlerseniz "Klasör seçiniz!" uyarısı çıkar.
İSG Arş. Belge alanından hedef belge tanımını seçin. Seçmeden ilerlerseniz "Belge tanımı seçiniz!" uyarısı çıkar. Liste boş geliyorsa o klasöre bağlı belge tanımı yok demektir; önce Belge Tanımları ekranından tanımlayın.
Arşiv Kodu seçin. Kontrol için gerekmez ama aktarımda zorunludur; boş bırakırsanız "Arşiv kodu seçiniz!" uyarısı alırsınız.
Kontrol Et'e basın. Sonuç Bilgi sütununa yazılır: "N iş yeri için M dosya bulundu." ve satır açık maviye döner. Taşınacak dosya yoksa "Aktarılacak dosya bulunamadı." yazar, satır grileşir ve Aktar düğmesi çıkmaz.
ikonuna basıp listeyi gözden geçirin: doğru belgeler mi, doğru iş yerleri mi?
Emin olduğunuzda Aktar'a basın. İşlem bitince satır yeşile döner ve "N iş yeri için M dosya aktarıldı. K hatalı." yazar.
Hatalı sayısı sıfırdan büyükse yine ile listeyi açıp hangi dosyanın neden aktarılamadığını okuyun.

İşlem binlerce dosyayı kapsayabildiği için uzun sürebilir ve süre sınırı yoktur. Tek göstergesi, satırdaki dönen ikondur — ayrı bir ilerleme çubuğu yoktur. Bitene kadar sayfayı kapatmayın, yenilemeyin. Bir işlem sürerken başka bir satıra basarsanız "Mevcut işlemin bitmesini bekleyiniz." uyarısı çıkar; bu uyarı yalnız açık olduğunuz sekme için geçerlidir, bu yüzden aynı aktarımı ikinci bir sekmeden veya ikinci bir kullanıcıyla aynı anda başlatmayın.

Aktarım tam olarak ne yapıyor?

Aktarım, seçtiğiniz kaynak belge tanımına bağlı ve henüz arşivlenmemiş tüm belgeleri tüm aktif iş yerlerinde tarar; bulduğu her dosya için şunları yapar:

Dosya kopyalanır. Kaynaktaki dosya (ister sistemin içinde saklanan bir kopya, ister dosya sunucusundaki bir dosya olsun) arşivin ilgili iş yeri klasörüne kopyalanır. Kaynaktaki dosya silinmez.
Yeni bir arşiv kaydı oluşur. Dijital Belge Arşivi'nde yeni bir satır açılır. Bu satır kaynak belgenin açıklamasını, belge tarihini, geçerlilik tarihini ve durumunu; hedef belge tanımının doküman türü ve imha süresini; sizin seçtiğiniz arşiv kodunu alır. Kayıt sizin adınıza ve bugünün tarihiyle oluşturulur; sıra numarası, o arşiv kodundaki son numaranın devamıdır.
Kaynak belgenin dosya bağlantısı güncellenir. Eski İSG Dokümantasyonu kaydı bundan sonra dosyanın arşivdeki yeni kopyasını gösterir. Kayıt yerinde kalır, silinmez; yalnız gösterdiği konum değişir.
Dosya adı sadeleştirilir. Türkçe karakterler sadeleşir, boşluk ve alt çizgi tireye dönüşür, ad büyük harfe çevrilir. Yani arşivdeki dosya adı kaynaktakinin birebir aynısı olmayabilir (örneğin Risk Değerlendirme_2024.pdf → RISK-DEGERLENDIRME-2024.pdf).

İşlemin geri alma düğmesi yoktur. Yanlış klasör, yanlış belge tanımı veya yanlış arşiv koduyla aktarım yaptıysanız oluşan kayıtları Dijital Belge Arşivi listesinden tek tek silmeniz gerekir; toplu geri alma yoktur. Ayrıca kaynak kayıtların dosya bağlantısı yeni arşiv konumuna güncellendiği için, arşiv kayıtlarını silseniz de bu bağlantı eski hâline dönmez. Bu yüzden Kontrol Et adımını atlamayın ve bilgi listesini mutlaka okuyun.

Aktarım tek bir iş yeri için değildir. Ekranda iş yeri seçimi yoktur: bir satırı aktardığınızda o kaynak tanıma ait belgeler tüm aktif iş yerlerinde işlenir ve her biri kendi iş yerinin arşiv klasörüne düşer. Kapsamı daraltma imkânı olmadığı için "önce tek iş yerinde deneyeyim" diyemezsiniz — deneme yerine kontrol adımını kullanın.

İşlem yıkıcı değildir: kaynak belgeler ve dosyaları silinmez, arşivde duran bir belgenin içeriği körlemesine ezilmez. Aynı satırı ikinci kez aktarsanız, zaten arşivde olan ve dosyası yerinde duran belgeler atlanır — tekrar çalıştırmak kopya yığını üretmez.

"Zaten aktarılmış" sayılma kuralı

Sistem, bir dosyanın daha önce aktarılıp aktarılmadığını hedef belge tanımı altındaki dosya adına bakarak anlar. Bunun iki pratik sonucu vardır:

Dosya adı hedefte zaten varsa ve dosya yerinde duruyorsa o dosya bir daha sayılmaz. İkinci kontrolde sayının düşmesi bu yüzdendir, normaldir.
Eşleştirme iş yerine göre değil, yalnız dosya adına göre yapılır. Farklı iş yerlerinde aynı adı taşıyan belgeler varsa (örneğin her iş yerinde RISK.PDF), yalnız ilki aktarılır; diğerleri "zaten arşivde" sayılıp atlanabilir ve beklediğinizden az dosya aktarılır. Böyle bir sonuç görürseniz kaynaktaki dosya adlarını iş yerine göre ayırt edici hâle getirip (ör. iş yeri kısa adını ekleyerek) aktarımı yineleyin.

Kontroldeki sayı ile aktarılan sayı birebir tutmayabilir. Kontrol yalnız yeni kopyalanacak dosyaları sayar; aktarım ise, dosyası zaten arşivde duran bazı kayıtların yalnız bağlantısını tazeler ve bunları da sayıya katar. Ters yönde, uzantısı büyük harfle yazılmış (.PDF, .DOCX) bazı dosyalar kontrolde "aktarılacak" görünüp aktarımda "zaten var" diye atlanabilir. İki sayının farklı çıkması veri kaybı anlamına gelmez; ayrıntı için bilgi penceresindeki açıklama sütununa bakın.

Bilgi sütunundaki ikonu Aktarım Bilgileri penceresini açar. Pencerenin üst tablosunda seçtiğiniz eşleme özetlenir — İSG Dok. Klasör, İSG Dok. Belge, İSG Arş. Klasör, İSG Arş. Belge ve Arşiv Kodu. Altındaki tabloda dosya dosya liste çıkar; sütun başlıkları teknik adlarıyla görünür:

Sütun	Anlamı
IsyeriKodu	Dosyanın ait olduğu iş yerinin kodu.
DosyaAdi	Arşive yazılacak (ya da yazılmış) sadeleştirilmiş dosya adı.
DosyaDurum	Veritabanında = dosya sistemin içinde saklı; Fiziksel = dosya sunucudaki bir klasörde duruyor.
AktarimDurum	true = aktarıldı, false = aktarılamadı. Kontrol adımında bu sütun boştur — henüz bir şey aktarılmamıştır.
Aciklama	Sonuç açıklaması; kontrol adımında boştur.

Aktarım sonrası açıklama sütununda görebileceğiniz metinler:

Açıklama	Ne demek / ne yapmalı
Veritabanından aktarıldı.	Sistemde saklı dosya arşiv klasörüne yazıldı. Başarılı.
Fiziksel dizinden kopyalandı. (…)	Sunucudaki dosya arşive kopyalandı; parantez içinde kaynak konum yazar. Başarılı.
Fiziksel dizin Update. (…)	Dosya yeniden kopyalanmadı; yalnız kaynak kaydın dosya bağlantısı arşivdeki konuma çevrildi.
Dosya veritabanından alınamadı. (…)	Dosya okunamadı ya da arşiv klasörüne yazılamadı. Parantez içindeki hata metnini not alıp sistem yöneticinize iletin.
Dosya fiziksel dizinden kopyalanamadı. (…)	Kaynak dosya bulunamadı, erişilemedi ya da hedefte aynı adlı bir dosya zaten duruyor. Sistem yöneticinize iletin.
Aktarılacak dosya bulunamadı.	Kayıtta belge var ama ekli dosyası yok; taşınacak bir şey yoktur.

Pencere Kapat düğmesiyle ya da sağ üstteki × ile kapatılır; kapatmak yapılan işlemi etkilemez.

Dosya sayısı 5.000'i aşarsa liste tek tek gösterilmez; pencerede yalnız "…dosya bilgisi taşınabilecek veri sınırını aşıyor" özeti (aktarım sonrasında ayrıca başarılı/hatalı sayıları) çıkar. Bu bir hata değildir, aktarım yine yapılır — ancak böyle bir tanımda doğrulamayı arşiv listesi ve arşiv özeti ekranlarından yapmanız gerekir.

Aktarımdan önce kontrol listesi

Hedef tanımlar hazır mı? Arşiv klasörü ve o klasöre bağlı belge tanımı önceden Belge Tanımları ekranında tanımlanmış olmalıdır; aksi hâlde bu ekranda seçim yapamazsınız. Belge tanımının doküman türü ve imha süresi aktarılan tüm kayıtlara aynen geçtiği için, aktarımdan önce doğru olduklarından emin olun.
Arşiv kodu doğru mu? Kod, oluşan tüm kayıtlara yazılır ve sıra numaraları o koda göre verilir. Yanlış kodla aktardıysanız kayıtları teker teker düzeltmeniz ya da Toplu Arşiv Kodu Değiştir işlemine başvurmanız gerekir.
Kontrolü mutlaka yapın ve listeyi açın. Bilgi penceresindeki iş yeri ve dosya adları beklediğiniz gibi değilse aktarmayın; önce eşlemeyi düzeltin.
Satırları teker teker ilerletin. Her satır ayrı bir toplu işlemdir; biri bitmeden diğerine geçmeyin.
Aktarım bitince düğme yeniden gizlenir. Aynı satırı tekrar işlemek isterseniz süreç yeniden Kontrol Et ile başlar.
Sonucu arşivden doğrulayın. İşlem bitince Arşiv Listesi veya Arşiv Özeti ekranından kayıtların doğru iş yeri, klasör ve belge tanımıyla düştüğünü kontrol edin.
Daha önce tek tek arşivlenmiş olarak işaretlenmiş belgeler bu aktarıma hiç dâhil edilmez; pasif iş yerleri de kapsam dışıdır.

İlgili konular

Dijital Belge Arşivi — aktarımın hedefi; sonuçları burada görür, gerekirse kayıtları buradan silersiniz.
Doküman Yönetimi — Genel Bakış

Bu makale yardımcı oldu mu?