WebİBYS Doküman Yönetimi
Arşiv Özeti
Şunlar için geçerlidir: iş güvenliği uzmanları, işyeri hekimleri, İSG ekipleri, arşiv ve denetim sorumluları
•
Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Arşiv Özeti
Bu ekran ne işe yarar?
Arşiv Özeti, sorumlu olduğunuz her işyerini bir satır, tanımlı her İSG belgesini bir sütun yapan bir tablo görünümüdür. Kesişim hücresindeki küçük ikon, o işyerinde o belgenin yüklenmiş mi, onaylanmış mı, reddedilmiş mi, yoksa hiç yüklenmemiş mi olduğunu renk ve simgeyle gösterir. Böylece belge belge listeye bakmadan, tek ekranda eksik belge taraması yapabilirsiniz — denetim, İSG kurulu toplantısı veya dönemsel raporlama öncesi en hızlı kontrol yöntemidir.
Ekran yalnız gösterim yapmaz: bir hücreye tıkladığınızda o işyeri ve belge çiftine yüklenmiş dosyalar listelenir; buradan dosyayı açar veya indirir, yetkiniz varsa belgeyi onaylar ya da gerekçesiyle reddedersiniz. Henüz belge yüklenmemiş bir hücreye tıklarsanız doğrudan Hızlı Doküman Ekle ekranına, o belge tanımı seçili olarak geçersiniz.
Sütunlar sabit değildir: Belge Tanımları ekranında tanımlanmış aktif klasör ve belgeler otomatik olarak sütuna dönüşür. İçinde hiç belge tanımı bulunmayan klasörler tabloda görünmez. Sütun başlıkları yana yatık yazılır; üzerine geldiğinizde belgenin tam adı belirir, başlıkların üstündeki gri şeritler ise belgelerin ait olduğu klasörleri gruplar.
Ekran görünümü
Üst düğmeler
| Öğe | Ne zaman görünür | İşlevi |
|---|---|---|
| Geçerlilik Tarihleri | Herkes | Aç/kapa düğmesidir. Açtığınızda her hücrenin köşesinde küçük bir bayrak belirir; bayrağın rengi belgenin geçerliliğine ne kadar kaldığını gösterir. Düğme açıkken simgesi olur, yeniden tıklayınca bayraklar gizlenir. |
| Arşiv Listesi | Herkes | Bir üst ekran olan Dijital Belge Arşivi'ne döner. |
Tablo araç çubuğu
Tablonun hemen üstündeki araç çubuğu, matrisi biçimlendirmek ve dışarı aktarmak içindir.
| Öğe | İşlevi |
|---|---|
| 10 | Sayfa başına kayıt. Bir sayfada kaç işyeri listeleneceğini seçersiniz; Tüm Kayıtlar seçeneği de vardır. Başlangıç değeri 10 satırdır. |
| Kolonları Göster/Gizle. Soldaki bilgi sütunlarından hangilerinin görüneceğini seçersiniz. Başlangıçta yalnız Kısa Adı ile İşyeri Grubu açıktır; unvan, SGK No., il, uzman ve hekim adları buradan açılır. | |
Excel'e Aktar. Ekranda görünen sütunları Excel dosyası olarak indirir. Hücrelerdeki ikonlar Excel'de sembole dönüşür ve renklendirilir: + onaylanmış, ! onay bekliyor, x reddedilmiş, * belge gerekmiyor, # onay gerekmiyor. Belge yüklenmemiş hücreler boş gelir. | |
| PDF'e Aktar. Görünen sütunları PDF olarak indirir. | |
| Yazdır. Görünen sütunlarla yazdırma önizlemesi açar. | |
| Tablo Yardımı. Tabloların ortak kullanımını (sıralama, sayfalama, dışa aktarma) anlatan yardım penceresini açar. | |
| Min 3 Karakter Giriniz | Arama kutusu. İşyeri unvanı, kısa adı veya iş güvenliği uzmanının adı içinde arar. Yazmayı bıraktıktan birkaç saniye sonra liste kendiliğinden yenilenir; kutuyu boşaltırsanız tüm liste geri gelir. |
Süzgeçler
Tablonun üstünde üç, sütun başlıklarının altında dört süzgeç bulunur. Herhangi birini değiştirdiğinizde liste anında yenilenir.
| Süzgeç | Yeri | Seçenekler ve açıklama |
|---|---|---|
| İşyeri Durumu | Üst satır | Aktif (varsayılan) veya Pasif. Kapanmış ya da pasife alınmış işyerlerinin arşivini görmek için Pasif'i seçin. |
| İSG Profesyoneli | Üst satır | Tümü (varsayılan) ya da denetleme ekibindeki bir kişi. Seçtiğinizde yalnız o kişinin sorumlu olduğu işyerleri kalır. |
| Geçerlilik Durumu | Üst satır | Geçerliliği Devam Eden Kayıtlar (varsayılan; reddedilenler hariç, süresi dolmamış ya da süresiz belgeler) · Geçerliliği Biten Kayıtlar (geçerlilik tarihi geçmiş belgeler) · Rededilen Kayıtlar (yalnız reddedilmiş belgeler). Bu seçim yalnız tabloyu değil, hücreye tıkladığınızda açılan dosya listesini de süzer. |
| İşyeri Türü | Sütun altı | Tümü ya da tanımlı işyeri türlerinden biri. |
| İşyeri Grubu | Sütun altı | Tümü ya da tanımlı işyeri gruplarından biri; yazarak arayabilirsiniz. |
| Firma Grubu | Sütun altı | Tümü ya da tanımlı firma gruplarından biri; yazarak arayabilirsiniz. |
| Coğrafi Bölge | Sütun altı | Tümü ya da tanımlı coğrafi bölgelerden biri; yazarak arayabilirsiniz. |
Seçtiğiniz süzgeçler ile açık/kapalı sütunlar tarayıcınızda saklanır; ekrana bir sonraki gelişinizde aynı görünümle karşılaşırsınız.
Matris: sütunlar ve durum ikonları
Tablonun solundaki bilgi sütunları işyerini tanıtır: Kısa Adı, İş Yeri (tam unvan), SGK No., İş Yeri İl, İG. Uzmanı, İş Yeri Hekimi, Diğ. Sağ. Per., İşyeri Türü, İşyeri Grubu, Firma Grubu ve Coğrafi Bölge. Bunlardan yalnız Kısa Adı ile İşyeri Grubu başlangıçta açıktır; geri kalanını düğmesiyle açabilirsiniz. Bilgi sütunlarının başlığına tıklayarak listeyi sıralayabilirsiniz; sağa doğru uzanan belge sütunları sıralanamaz.
Her kesişim hücresindeki ikon şu anlama gelir:
| İkon | Anlamı | Tıklayınca ne olur |
|---|---|---|
| Belge yüklenmemiş | O işyerine bu belge hiç yüklenmemiş. | Hızlı Doküman Ekle ekranı açılır, belge tanımı seçili gelir. |
| Onaylanmış | Belge yüklenmiş ve onaylanmış. | Yüklenen Dosyalar penceresi açılır. |
| Onay Bekliyor | Belge yüklenmiş, onay sırasında. | |
| Reddedilmiş | Belge gerekçesiyle reddedilmiş; yenisi yüklenmeli. | |
| Belge Gerekmiyor | Bu işyeri için bu belge aranmıyor. | |
| Onay gerekmiyor | Belge var, ancak onay sürecine tabi değil. |
Bir hücrenin üzerine geldiğinizde durum, işyerinin kısa adı ve belgenin adı ipucu balonunda görünür. Kurumunuzda belge onay grubu tanımlı değilse yüklenmiş belgeler, onay durumundan bağımsız olarak yeşil onay ikonuyla ve "Onay gerekmiyor" ipucuyla gösterilir.
Geçerlilik bayrakları
Geçerlilik Tarihleri düğmesini açtığınızda, geçerlilik tarihi olan belgelerin hücresine küçük bir bayrak eklenir. Bayrağın üzerine gelince kalan süre ve son geçerlilik tarihi görünür:
- Kırmızı — 8 günden az kaldı (veya süre çoktan doldu).
- Sarı — bir aydan az kaldı.
- Yeşil — bir aydan fazla, bir yıldan az kaldı.
- Gri — bir yıldan uzun süre var.
İşlemler
Bir belgenin dosyalarını görmek
Dolu bir hücreye tıklayın; Yüklenen Dosyalar penceresi açılır. Pencerenin üstünde İş Yeri, Klasör ve Belge künyesi, altında ise o belgeye yüklenmiş dosyaların listesi bulunur. Belgelerde ara kutusuyla liste içinde hızlıca süzebilirsiniz. Listenin sütunları:
| Sütun | İçeriği |
|---|---|
| Dosya | Dosya adı bağlantıdır; tıklayınca belge yeni sekmede görüntülenir ya da indirilir. |
| Açıklama | Belge yüklenirken girilen açıklama. |
| Onay | Belgenin güncel onay durumu ikonu; yetkiniz varsa yanındaki oktan durum değiştirme menüsü açılır. |
| A.K. | Belgenin arşiv kodu. |
| Sıra | Belgenin sıra numarası. |
| B.T. | Belge tarihi. |
| G.T. | Geçerlilik tarihi. |
Pencereyi Kapat düğmesiyle ya da sağ üstteki çarpı işaretiyle kapatırsınız. Pencere başlığından tutup sürükleyerek yerini değiştirebilirsiniz.
Belge durumunu değiştirmek
Belge onay yetkiniz varsa Onay sütunundaki oka tıklayın. Açılan menüde belgenin mevcut durumu dışındaki seçenekler listelenir:
| Seçenek | Ne olur |
|---|---|
| Onaylanmış | Onay Açıklaması penceresi açılır. Açıklama isteğe bağlıdır; Onayla ile belge onaylanır. |
| Reddedilmiş | Reddetme Gerekçesi penceresi açılır. Gerekçe zorunludur; boş bırakırsanız "Lütfen reddetme gerekçenizi belirtiniz!" uyarısı çıkar. Reddet ile belge reddedilir. |
| Onay Bekliyor | Belge Durumu Değiştir onay sorusu çıkar; Değiştir derseniz durum açıklama istenmeden güncellenir, Vazgeç işlemi iptal eder. |
| Belge Gerekmiyor | |
| Onay gerekmiyor |
Onay ve red pencerelerini Kapat ile işlem yapmadan kapatabilirsiniz. İşlem başarılı olduğunda hem dosya listesindeki hem de arkadaki matristeki ikon anında yeni duruma döner.
Bir işyerinin tüm dosyalarını indirmek
Sistem Yöneticisi rolündeyseniz Kısa Adı sütununda işyeri adının solunda bir Tüm dosyaları indir simgesi görürsünüz. Tıkladığınızda İş Yeri dosyaları toplu indirme penceresi açılır; pencerede işyerinin unvanı ve Toplam Dosya Boyutu yazar.
| Düğme | İşlevi |
|---|---|
| İndir | İşyerinin tüm arşiv dosyalarını, klasörlerine göre ayrılmış tek bir sıkıştırılmış (.zip) dosya olarak indirir. Hazırlanırken düğme "Dosya hazırlanıyor. Lütfen bekleyin." yazısına döner ve pasifleşir; dosya hazır olduğunda indirme başlar ve pencere kapanır. |
| Vazgeç | Pencereyi indirme yapmadan kapatır. |
İşyerinde hiç dosya yoksa "İndirilecek öge bulunamadı!" uyarısı çıkar. Büyük arşivlerde hazırlama birkaç dakika sürebilir; bu sırada pencereyi kapatmayın.
İpuçları ve uyarılar
- Yalnız kendi işyerlerinizi görürsünüz. Listede, İSG ekibi olarak atandığınız işyerleri çıkar; Sistem Yöneticisi rolü tüm işyerlerini görür.
- Sütunlar Belge Tanımları'ndan gelir. Bir belge tabloda hiç görünmüyorsa o belge tanımı pasif olabilir ya da hiç tanımlanmamış olabilir. Sütun eklemek veya çıkarmak için Dijital Belge Arşivi ekranındaki İşlemler › Belge Tanımları kullanılır.
- Geçerlilik Durumu süzgeci hücre içeriğini de etkiler. Örneğin "Geçerliliği Devam Eden Kayıtlar" seçiliyken süresi dolmuş bir belgenin hücresine tıkladığınızda dosya listesi boş kalacağı için pencere açılmaz. Belgenin var olduğundan eminseniz süzgeci "Geçerliliği Biten Kayıtlar" ya da "Rededilen Kayıtlar" yapıp yeniden deneyin.
- Arama en az 4 karakterle çalışır. Kutudaki ipucu "Min 3 Karakter Giriniz" dese de arama, 3'ten fazla karakter yazdığınızda tetiklenir ve yazmayı bıraktıktan birkaç saniye sonra listeyi yeniler.
- Süresi dolmuş belgelerin bayrak ipucu. Geçerliliği geçmiş bir belgede kalan gün sayısı eksi değerle ("-12 gün sonra") görünebilir; bu, belgenin 12 gün önce geçerliliğini yitirdiği anlamına gelir.
- Reddetme geri alınabilir. Reddedilen belge silinmez; aynı menüden yeniden "Onaylanmış" ya da "Onay Bekliyor" durumuna alınabilir. Kalıcı çözüm için doğru belgenin yeniden yüklenmesi gerekir.
- Ekran geniştir. Belge sayısı arttıkça tablo yatayda uzar; sağa kaydırarak gezinin. Yazdırma ve dışa aktarma yalnız görünen sütunları alır, önce ile istediğiniz sütunları ayarlayın.
İlgili konular
- Dijital Belge Arşivi — bu ekranın açıldığı üst ekran; belge listesi, yükleme ve silme işlemleri.
- Dijital Belge Onay — belge onay süreci.
- İşyeri İSG Arşivi — tek bir işyerinin arşivini işyeri kartı üzerinden görüntüleme.
- Doküman Yönetimi — Genel Bakış
Bu makale yardımcı oldu mu?