Doküman Yönetimi

Tanımlar (Dijital Belge Arşiv Tanımları)

Şunlar için geçerlidir: arşiv sorumluları, sistem yöneticileri • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Tanımlar

Bu ekran ne işe yarar?

Tanımlar ekranı, Dijital Belge Arşivi'ne belge yüklerken karşınıza çıkan formun alan davranışını belirlediğiniz yerdir. Yükleme formundaki her alanı tek tek zorunlu, zorunlu değil ya da gizli yapabilirsiniz. Böylece kurumunuzun mutlaka istediği bilgiler boş geçilemez, kullanmadığınız alanlar ise formu kalabalıklaştırmaz.

Ekranın başlığı uygulamada Dijital Belge Arşiv Tanımları olarak görünür; menüdeki adı ise kısaca Tanımlar'dır. İki sekmesi vardır: Tanımlar ve Alan Yönetimi. Günlük işinizi gördüğünüz sekme Alan Yönetimi'dir. Sekme ilk açıldığında sol üstteki başlık Alan Grubu Seçiniz yazar; soldaki listeden bir alan grubu (kurulumunuzda tek grup vardır: Dijital Belge Ekle) seçtiğinizde başlık o grubun adına döner ve sağdaki Alan / Durum tablosu dolar.

Bu ekranı görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır. Yetkiniz yoksa Dijital Belge Arşivi ekranındaki İşlemler menüsünde Tanımlar satırı hiç görünmez. Alan Yönetimi sekmesi ise ayrı bir yetkiye bağlıdır: ekranı açabildiğiniz hâlde bu sekmeyi görmüyorsanız, o yetki tanımlanmamış demektir. Her iki durumda da sistem yöneticinizden yetki isteyin.

“Belge Tanımları” ile farkı nedir?

Aynı İşlemler menüsünde adı benzeyen iki ekran vardır ve sık karıştırılırlar. Kısaca: Belge Tanımları belgeleri tanımlar, Tanımlar ise form alanlarını tanımlar.

	Belge Tanımları	Tanımlar (bu ekran)
Neyi tanımlar	Arşivin içeriğini: klasörler, belge tanımları, geçerlilik/imha süreleri, arşiv kodları, onay akışı, arşiv yöneticileri.	Belge yükleme formunun davranışını: hangi alan zorunlu, hangisi gizli.
Ne zaman gidersiniz	“Arşivde yeni bir klasör/belge türü olsun”, “bu belge 12 ay geçerli olsun”, “şu kişiler onaylasın”.	“Belge yüklerken açıklama girilmesi zorunlu olsun”, “şu alanı hiç görmeyelim”.
Etkisi nerede görünür	Arşiv listesinin süzgeçlerinde, Arşiv Özeti'nde, yüklenen dosyaların adında.	Belge yükleme (Dijital Belge Ekle) formunda.
Makalesi	Belge Tanımları	Bu sayfa

İki ekran birbirinden tamamen bağımsızdır: birinde yaptığınız değişiklik diğerinin listesini değiştirmez, yetkileri de ayrıdır.

Ekran görünümü

Tanımlar (örnek). Tanımlar sekmesi bu kurulumda boştur; ayarlar Alan Yönetimi sekmesindedir.

Sekmeler

Sekme	Ne zaman görünür	Ne yapar
Tanımlar açılışta seçili	Ekranı açabilen herkes	Uygulamanın ortak tanım listesi düzeni. Ayrıntı
Alan Yönetimi	Yalnız bu sekmenin yetkisi olan kullanıcılarda	Belge yükleme formundaki alanların zorunlu/gizli ayarı. Ayrıntı

Tanımlar sekmesi

Bu sekme mevcut sürümde boştur. Sol taraftaki grup listesinde hiçbir tanım grubu görünmez ve sağ tarafta sürekli “Tanım Grubu Seçiniz” yazısı kalır. Bu bir arıza değil, ekranın bu bölümünün kullanımdan kalkmış olmasıdır: arşivle ilgili ayarlar Alan Yönetimi sekmesine taşınmıştır. Aradığınız ayar için doğrudan Alan Yönetimi sekmesine geçin.

Sekmenin düzeni, uygulamanın diğer modüllerindeki tanım ekranlarıyla aynıdır. Bir grup seçildiğinde nasıl çalıştığını bilmeniz için öğeleri kısaca tanıtalım:

Öğe	İşlevi
“Gruplarda ara...” kutusu	Soldaki grup listesini süzer.
Ara	Yazdığınız metne göre grup listesini süzer.
Sıfırla	Aramayı temizler, tüm grupları geri getirir.
Grup listesi (sol sütun)	Tanım gruplarının düğme listesi. Bir gruba tıkladığınızda sağ taraftaki tablo o grubun satırlarıyla dolar. Mevcut sürümde bu liste boştur.
Sağ üstteki başlık	Seçili grubun adını ve satır sayısını gösterir; grup seçilmediğinde “Tanım Grubu Seçiniz” yazar.
“Ara...” kutusu	Sağdaki tablo içinde metin arar; eşleşmeyen satırlar gizlenir.
Yeni Ekle	Tablo başlığında belirir ve Tanım Ekle penceresini açar. Pencerenin alanları seçilen gruba göre değişir; altında Vazgeç ve Kaydet düğmeleri bulunur.
Satır üzerinde düzenleme	Tablodaki bir değere tıkladığınızda küçük bir düzenleme kutusu açılır; onaylar, vazgeçer.
Sil	Satırı listeden kaldırır. Yalnız kullanıcı tarafından eklenmiş, birden çok satır kabul eden gruplarda görünür.

Alan Yönetimi sekmesi

Bu sekme, belge yükleme formundaki alanların davranışını belirler ve ekranın asıl işini gördüğü yerdir. Sol tarafta konum listesi, sağ tarafta seçilen konuma ait alanların tablosu bulunur.

Sol listede bu ekran için tek bir konum vardır: Dijital Belge Ekle. Üzerine tıkladığınızda düğme belirginleşir ve sağdaki tablo, o formdaki alanların listesiyle dolar. Tablo yüklenirken kısa bir dönen simge görünür. Listenin üstündeki “Konumlarda ara...” kutusu, çok sayıda konumun listelendiği ekranlar için tasarlanmış ortak bir öğedir; burada tek konum bulunduğundan pratikte kullanmanıza gerek kalmaz.

Tablo sütunları

Sütun	İçeriği
Alan	Belge yükleme formundaki alanın adı (formda kullanıcıya görünen etiket). Bu sürümde alan adı salt okunurdur, değiştirilemez.
Durum	Alanın davranışını seçtiğiniz açılır liste. Üç seçenek vardır — aşağıya bakınız.

Durum seçenekleri

Seçenek	Formda ne olur
Zorunlu	Alan görünür ve boş bırakılamaz; doldurulmadan belge kaydedilemez.
Zorunlu Değil	Alan görünür, isteğe bağlı doldurulur. Varsayılan davranış budur.
Gizli	Alan formda hiç gösterilmez; kullanıcı o bilgiyi giremez.

Bir alanın davranışını değiştirme

Alan Yönetimi sekmesine geçin.
Sol listeden Dijital Belge Ekle konumuna tıklayın; sağdaki tablo dolsun.
Değiştirmek istediğiniz alanın satırındaki Durum listesinden yeni değeri seçin.
Ekranın köşesinde “İşlem başarılı!” bildirimi belirir — değişiklik anında kaydedilmiştir.

Ayrı bir Kaydet düğmesi yoktur. Seçimi değiştirdiğiniz anda kayıt yapılır ve geri alma düğmesi bulunmaz; eski davranışa dönmek için seçeneği elle geri almanız gerekir. Değişiklik kurum genelinde geçerlidir — iş yerine özel alan ayarı yapılamaz.

İpuçları ve dikkat edilecekler

Bir alanı gizlemeden önce iki kez düşünün. Gizlenen alan formda hiç görünmediği için o bilgi bundan sonra hiç toplanmaz; geçmiş kayıtlar etkilenmez.
Zorunlu yapmak geçmişe işlemez. Kural yalnız yeni yüklemeler için çalışır; daha önce boş bırakılmış kayıtlar olduğu gibi kalır.
Değişiklik hemen yürürlüğe girer. Formu o sırada açık tutan kullanıcıların yeni davranışı görmesi için ekranı yenilemesi gerekebilir.
Aynı ayarın merkezî bir ekranı da vardır. Sistem yöneticileri bu alan ayarlarını sistem tarafındaki genel alan yönetimi ekranından da değiştirebilir; iki yerden birden çalışmayın.
Klasör/belge/arşiv kodu aradıysanız yanlış ekrandasınız — onlar Belge Tanımları ekranındadır.
Bu ekranda üst ekrana dönüş düğmesi yoktur. Dijital Belge Arşivi'ne dönmek için tarayıcının geri düğmesini ya da menüyü kullanın.

İlgili konular

Dijital Belge Arşivi — bu ekranın açıldığı üst ekran; buradaki alan ayarları oradaki belge yükleme formunu doğrudan etkiler.
Belge Tanımları — kardeş tanım ekranı; klasörleri, belge tanımlarını, arşiv kodlarını ve onay akışını yönetir.
Dijital Belge Onay — yüklenen belgelerin onay sürecinin izlendiği ekran.
Doküman Yönetimi — Genel Bakış

Bu makale yardımcı oldu mu?