Doküman Yönetimi

Belge Tanımları

Şunlar için geçerlidir: arşiv sorumluları, iş güvenliği uzmanları, sistem yöneticileri • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Belge Tanımları

Bu ekran ne işe yarar?

Belge Tanımları, Dijital Belge Arşivi'nin içerik düzenini kurduğunuz ekrandır. Arşivde hangi klasörlerin, her klasörde hangi belge tanımlarının bulunacağını; her belge tanımının kaç ay geçerli sayılacağını, kaç yıl saklanacağını, hangi dosya türüne ait olduğunu, yüklenen dosyanın adının nasıl üretileceğini ve yüklemeden sonra hangi işlemin başlatılacağını burada belirlersiniz. Aynı ekrandan arşiv kodlarını, belge onay akışını ve arşiv yöneticilerini de yönetirsiniz.

Arşive tek bir belge yüklenmeden önce bu ekranın doldurulmuş olması gerekir: arşivdeki her kayıt buradaki bir belge tanımına bağlıdır. Burada yaptığınız tanımlar kurum genelinde ortaktır — tüm iş yerleri aynı klasör ve belge listesini kullanır.

Ekran görünümü

Üst düğmeler

Ekranın sağ üst köşesinde iki dönüş düğmesi bulunur:

Sekmeler

Ekran ikiye bölünmüştür ve her iki tarafın kendi sekme grubu vardır — toplam altı sekme. Geniş sol taraf arşivin içeriğini, dar sağ taraf ayarları ve kodları yönetir.

Klasör Listesi sekmesi

Klasör, arşivin en üst gruplama katmanıdır (örneğin “İşyeri Belgeleri”, “Eğitim Kayıtları”). Her belge tanımı bir klasöre bağlanır. Listede tek bir sütun vardır: Klasör Adı. Sütun başlığının yanındaki Yeni Ekle düğmesi yeni klasör açar. Her satırın sonunda iki işlem bulunur:

Klasör ekleme ve düzenleme

1. Klasör Listesi sekmesine geçin.
2. Yeni klasör için Yeni Ekle, mevcut klasör için satırdaki Düzenle düğmesine basın.
3. Açılan Klasör Tanımı penceresinde Klasör Adı alanını doldurun (zorunludur; boş bırakırsanız uyarı alırsınız).
4. Kaydet deyin. Vazgeçmek için Vazgeç düğmesini ya da pencerenin sağ üstündeki çarpı işaretini kullanın.
5. Kaydettikten sonra sayfa kendini yeniler ve güncel liste gelir.

İpucu: Belge tanımı penceresindeki klasör kutusuna listede olmayan bir ad yazarak da klasör oluşturabilirsiniz — o durumda klasör, belge tanımıyla birlikte otomatik açılır.

Belge Listesi sekmesi

Ekran açıldığında sol tarafta bu sekme seçilidir. Tüm klasörlerin altındaki belge tanımlarını tek listede gösterir. Sütun başlığının yanındaki Yeni Ekle düğmesiyle yeni belge tanımı açılır.

Listedeki sütunlar

Son sütunda satır işlemleri yer alır: Düzenle tanımı açar, Sil onay penceresinden sonra tanımı listeden kaldırır.

Belge tanımı penceresindeki alanlar

İsimlendirme kuralı nasıl kurulur?

Pencerede üst üste iki kutu görürsünüz. Üstteki açık gri kutu kullanılabilir anahtarları, alttaki koyu gri kutu ise seçtiğiniz kuralı tutar. Üstten istediğiniz etiketi sürükleyip alta bırakın; alttaki sıralama, dosya adında görünecek sırayı belirler. Etiketi geri sürükleyerek kuraldan çıkarabilirsiniz. Kullanılabilir 19 anahtar şunlardır:

Renkler yalnız gruplamayı kolaylaştırır: mavi genel belge bilgileri, yeşil klasör/belge adı, sarı iş yeri bilgileri, turkuaz çalışan bilgileri, bordo eğitim, mor muayene. İşletim sistemlerinin dosya adı sınırı 260 karakter olduğundan gereğinden fazla anahtar eklemeyin; uzun kurallar dosya adını gereksiz büyütür.

Belge tanımı ekleme ve düzenleme

1. Belge Listesi sekmesinde Yeni Ekle'ye ya da düzenlemek istediğiniz satırın Düzenle düğmesine basın.
2. Klasör ve Belge Tanımı alanlarını doldurun — ikisi de zorunludur.
3. Gerekiyorsa dosya türünü, işlem sürecini, geçerlilik ve imha sürelerini girin.
4. İsimlendirme kuralını sürükle-bırak ile kurun.
5. Kaydet deyin; işlem bitince sayfa yenilenir. Vazgeçmek için Vazgeç düğmesini kullanın — pencere kapandığında girdikleriniz temizlenir.

Sıralama sekmesi

Bu sekmede klasörler kutucuklar hâlinde listelenir. Her klasör kutusunun sağ üstündeki düğmesi kutuyu açıp altındaki belge tanımlarını gösterir. Başlıklardaki tutamağından sürükleyip bırakarak hem klasörlerin hem de klasör içindeki belgelerin sırasını değiştirebilirsiniz.

Belge Onayı sekmesi

Sağ tarafta açılışta seçili gelen sekmedir. Arşive kaydedilen belgelerin, yetki verilen başka kullanıcılar tarafından onaylanmasını buradan yönetirsiniz. Dört seçenekten yalnız birini işaretleyebilirsiniz:

Seçeneklerin altında Kullanıcılar arama kutusu bulunur: Kullanıcı Ara kutusuna yazdıkça liste süzülür, yanında beliren Temizle düğmesi aramayı sıfırlar. Altta kaydırılabilir kullanıcı listesi vardır; onaylayacak kişileri işaretleyin.

Listenin altındaki Onaylanan belgelerin düzenlenmesine izin ver işaret kutusu, onaylanmış bir belgenin sonradan değiştirilip değiştirilemeyeceğini belirler. Ayarları uygulamak için Onay Ayarlarını Kaydet düğmesine basın.

Arşiv Ayarları sekmesi

Burada arşiv yöneticilerini belirlersiniz. Sekmenin başındaki bilgi şeridinin de söylediği gibi, seçeceğiniz arşiv yöneticileri belge listesinde tüm iş yerlerini görür — yani normalde yalnız kendi iş yerlerinin belgelerini gören bir kullanıcı, buraya eklendiğinde kurumun tamamını görmeye başlar. Bu nedenle listeyi dar tutun.

• Arşiv yöneticisi yok — kimseye genişletilmiş görüş verilmez.
• Aşağıdaki listede seçili kullanıcılar arşivi yönetebilir — bu seçenek işaretlendiğinde alttaki kullanıcı listesi etkinleşir.

Belge Onayı sekmesinde olduğu gibi burada da Kullanıcılar arama kutusu ve Temizle düğmesi vardır. Seçiminizi Arşiv Ayarlarını Kaydet düğmesiyle uygularsınız. İkinci seçeneği işaretleyip kimseyi seçmezseniz “Lütfen arşiv kullanıcı(ları) seçiniz” uyarısı alırsınız.

Arşiv Kodları sekmesi

Arşiv kodu, belgelere verilen kısa etiket/barkod değeridir; belge yüklenirken seçilir ve isimlendirme kuralında Arşiv Kodu anahtarı kullanıldığında dosya adına da yazılır. Bu sekmede kod listesi sayfalı bir tablo hâlinde gelir.

Tablo sütunları ve süzgeçler

Süzgeç satırının sonunda Filtreleri Sıfırla düğmesi tüm süzgeçleri temizler. Sütun başlığının yanındaki Yeni Ekle düğmesi yeni arşiv kodu tanımlar. Her satırda Düzenle ve Sil işlemleri bulunur.

Tablo araç çubuğu

Tablonun üstündeki küçük düğmeler listeyi biçimlendirir ve dışarı aktarır:

Sütun başlığına tıklayarak sıralama yapabilirsiniz; seçtiğiniz sayfa uzunluğu ve sıralama bir sonraki girişinizde hatırlanır.

Arşiv kodu penceresindeki alanlar

Pencerenin altındaki Kaydet düğmesi kodu yazar ve liste anında tazelenir; Vazgeç pencereyi kapatır.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Önce klasör, sonra belge. Arşive belge yüklenebilmesi için en az bir klasör ve o klasörde bir belge tanımı olmalıdır.
• Silme kaydı yok etmez. Klasör ve belge tanımı silindiğinde kayıt pasife alınır; listelerden ve seçim kutularından çıkar, geçmiş belgeler yerinde kalır.
• Tanımlar tüm iş yerleri için ortaktır. Burada eklediğiniz bir klasör ya da belge tanımı, kurumdaki bütün iş yerlerinde görünür — iş yerine özel tanım yapılamaz.
• İmha süresini değiştirmek geriye dönük etki eder. Yeni değer, o belge tanımıyla daha önce yüklenmiş belgelere de uygulanır.
• Geçerlilik süreleri tehlike sınıfına göre ayrı girilir. Üç kutuyu da doldurmazsanız, ilgili sınıftaki iş yerlerinde geçerlilik tarihi hesaplanamaz.
• Kayıt sonrası sayfa yenilenir. Klasör ve belge tanımı işlemlerinden sonra ekran baştan yüklenir; kaydedilmemiş başka bir alan varsa önce onu tamamlayın.
• Yoğun listelerde kaydetme uzun sürebilir. Onay/arşiv ayarları kaydedilirken hata mesajı görürseniz sayfayı yenileyip ayarların uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin.

İlgili konular

• Dijital Belge Arşivi — bu ekranın açıldığı üst ekran; buradaki tanımlar oradaki süzgeçleri ve yükleme formunu besler.
• Tanımlar (Dijital Belge Arşiv Tanımları) — kardeş tanım ekranı; belge yükleme formundaki alanların zorunlu/gizli davranışını yönetir.
• Dijital Belge Onay — burada kurduğunuz onay akışının uygulandığı ekran.
• Doküman Yönetimi — Genel Bakış