WebİBYS Ziyaret Yönetimi (Yeni)
Ziyaretçi Yönetimi (ana ekran)
Şunlar için geçerlidir: güvenlik/danışma personeli
Bu ekran ne işe yarar?
Ekran üç sekmeden oluşur: Ziyaretçi Listesi (fiili giriş/çıkış kayıtları), Davet Listesi (önceden oluşturulan ziyaret davetleri) ve Kara Liste (girişi engellenecek kişiler). Üstteki dört sayaç kartı anlık durumu özetler. Her sekmede sütun başlıklarının altındaki alanlardan arama yapar, Sıfırla ile süzgeçleri temizlersiniz.
Sayaç kartları
- Şu An Kampüste — giriş yapmış, henüz çıkmamış ziyaretçi sayısı.
- Bugün Giriş — bugün giriş yapan ziyaretçi sayısı.
- Süre Aşımı — tanımlı ziyaret süresini aşan (hâlâ içeride) ziyaretçi sayısı.
- Bekleyen Davet — henüz gerçekleşmemiş davet sayısı.
Ziyaretçi Listesi sekmesi
Sütunlar: İşyeri, Kapı, Kart, TC Kimlik No, Adı Soyadı, Telefon, E-Posta, Talep Eden, Giriş/Çıkış Tarihi, Giriş/Çıkış Personel, Tür, Durum, Süre, Video Durumu, Duyuru Durumu, Araç Plaka ve İşlemler. Satır işlem simgeleri: Düzenle, Çıkış İşlemleri (yalnız içeride olan kayıtta), Sil.
Üst araç çubuğu düğmeleri
| Düğme | İşlevi |
|---|---|
| Ziyaretçi Ekle | Yeni ziyaretçi giriş kaydı penceresini açar. |
| Acil Tahliye Listesi | Acil Tahliye Listesi ekranını açar. |
| Güvenlik Paneli | Güvenlik paneli ekranını açar. |
| Tanımlar | Tanımlar ekranını açar. |
Ziyaretçi ekleme
Kutu yalnız yeni kayıtta görünür; var olan bir kaydı düzenlerken kimlik değiştirilemez. Seçenek kurum tanımlarından açılıp kapatılır; kapalıysa kutu hiç görünmez ve kimlik elle girilir.
⚠ Elinizde gerçek kimlik/pasaport numarası varsa onu girin. Ziyaretçinin geçmiş ziyaretleriyle, eğitim ve belge kayıtlarıyla doğru eşleşmesi buna bağlıdır; otomatik kimlik yalnız numara alınamadığında kullanılmalıdır.
Ziyaretçi Ekle penceresinde İşyeri, kapı/kart, giriş tarihi, tür (Normal Ziyaretçi / Resmi Kurum) ve ziyaretçinin kimlik bilgileri girilir. TC Kimlik No girildiğinde daha önce gelmiş biriyse ad/telefon otomatik dolar ve kara listedeyse uyarı çıkar. Yanında getirilen eşyalar Eşya Ekle ile satır satır kaydedilir. Kaydet ile giriş açılır, İptal ile kapatılır.
Telefon ve e-posta: kurumunuz Alan Yönetimi'nde İletişim bilgilerinden en az biri seçeneğini zorunlu yaptıysa iki alanın yanında da (*) görünür; Telefon ya da E-posta'dan en az birini girmeniz yeterlidir, ikisi de boşsa kayıt "İletişim bilgilerinden en az biri zorunludur." uyarısıyla durur. Ziyaretçiye parola gönderilirken kullanıcı adı olarak telefon numarası, telefon yoksa e-posta adresi bildirilir.
Pencere iki sütundur. Solda Ziyaret Bilgileri: İş Yeri Seçiniz (zorunlu), Talep Eden Seçin (ana görüşülecek kişi), Kişi Ekle düğmesiyle ek görüşülecek kişiler, Kapı Seçiniz ve Kart Seçiniz, Giriş Tarihi (zorunlu) ve Tür. Sağda Ziyaretçi Bilgileri: TC kimlik, telefon, ad, soyad, e-posta, iki araç plakası, video/duyuru onay kutuları ve Eşya Ekle ile eşya listesi. Altta İptal ve Girişi Kaydet vardır. Kişi Ekle ile açılan satırda görüşülecek kişi Kullanıcı Seçin listesinden ve saatiyle birlikte belirlenir.
Görüşülecek kişiler
Bir ziyaretçi işyerinde birden fazla kişiyle görüşecekse hepsini kayda ekleyebilirsiniz. Ziyaretçi/davet penceresinde Görüşülecek Kişiler bölümünden personel seçilir; her satıra ayrıca saat yazılabilir. Listenin ilk kişisi kaydın Talep Eden alanına da yazılır, yani eski tek kişilik kullanım bozulmaz. Bir ziyaretin görüşülecek kişileri düzenlemede yeniden yüklenir; listeden çıkardığınız kişi kayıttan da düşer.
Görüşülecek kişinin ziyaret onayı
Tanımlar ekranındaki Görüşeceği Kişiye Mail Onayı Gönderilsin Mi? ayarı açıksa, davet oluşturulduğunda görüşülecek kişiye bir onay e-postası gider. Kişi e-postadaki bağlantıdan açılan ekranda ziyareti onaylar ya da reddeder. Sonuç Güvenlik ekranındaki davet listesinde Onay kolonunda görünür:
- Onaylandı (yeşil) — görüşülecek kişi ziyareti kabul etti.
- Reddedildi (kırmızı) — kişi ziyareti kabul etmedi.
- Beklemede — henüz yanıt vermedi.
Aynı kolonun üstündeki süzgeçle listeyi bu üç duruma göre daraltabilirsiniz. Onay kolonu yalnız bu ayar açık olan kurulumlarda görünür. Bir davet bir kez yanıtlanır — sonradan gelen onay/ret istekleri kaydı değiştirmez.
Videoyu tekrar izletmeme / duyuruyu tekrar onaylatmama
Sık gelen ziyaretçilerin her ziyarette aynı iş güvenliği videosunu izlemesi ve aynı duyuruyu onaylaması gerekmez. Tanımlar ekranındaki iki ayar bunu yönetir:
| Ayar | Ne yapar |
|---|---|
| Ziyaretçi İzlediği Videolar Otomatik İzlensin | Kişi aynı işyerinin videosunu daha önce tamamladıysa yeni ziyaretinde izlenmiş sayılır. |
| Ziyaretçi Onayladığı Duyurular Otomatik Onaylansın | Kişi duyuruyu daha önce onayladıysa yeni ziyaretinde onaylanmış sayılır. |
Her iki ayarın yanında bir Geçerlilik Süresi (ay) alanı vardır: yalnız bu süre içindeki izleme/onay taşınır, daha eskisi taşınmaz — yani ziyaretçi belirli aralıklarla videoyu yeniden izler. Ayar Hayır ise hiçbir taşıma yapılmaz. Taşıma yalnız aynı işyerinin (ya da işyeri grubunun) video ve duyuruları için geçerlidir. Ziyaretçi portalda bir videoyu izlediğinde, aynı kişinin açık diğer ziyaretlerine de işlenir.
Davetlerde görme ve silme yetkisi
Temmuz 2026'dan itibaren davet listesi yetkiye göre çalışıyor. Yetkileriniz sistem yöneticiniz tarafından tanımlanır:
| Yetki | Yoksa ne olur |
|---|---|
| Tüm ziyaret/davetleri görüntüle | Davet listesinde yalnız kendi oluşturduğunuz ve sizin görüşüleceğiniz davetler görünür. Liste boş ya da eksik görünüyorsa sebebi genelde budur. |
| Davet sil | Henüz giriş yapılmamış bir daveti silemezsiniz. |
| Girişi yapılan daveti sil | Ziyaretçi giriş yapmışsa o daveti silmek ayrı bir yetki ister. Gerçekleşmiş bir ziyaretin kaydı, sıradan bir davetten daha korunaklıdır. |
Sistem yöneticisi rolündeki kullanıcılar bu üç yetkiden muaftır.
Çıkış işlemleri
İçeride olan bir ziyaretçinin satırındaki Çıkış İşlemleri simgesi çıkış penceresini açar; çıkış tarihi ve iade edilecek eşyalar görünür. Çıkış Yap ile kayıt kapatılır, İptal ile vazgeçilir.
Davet Listesi sekmesi
Önceden oluşturulmuş ziyaret davetlerini ve gerçekleşme durumunu listeler. Yeni Davet penceresinde işyeri, talep eden, ziyaret tarihi ve ziyaretçi kimliği girilir; kişi kara listedeyse kaydet düğmesi gizlenir. Kaydet / İptal ile tamamlanır. Satırdan davet Düzenle/Sil yapılır.
Toplu davet (Excel ile)
Çok sayıda ziyaretçiyi tek tek eklemek yerine bir Excel dosyasıyla toplu davet oluşturabilirsiniz. Davet Listesi sekmesindeki iki düğme bu akışı yürütür:
- • Şablonu İndir — doldurmanız gereken Excel şablonunu indirir.
- • Toplu Davet — doldurduğunuz dosyayı yüklediğiniz pencereyi açar.
Adımlar:
- 1. Şablonu İndir ile Excel şablonunu alın ve ziyaretçileri doldurun.
- 2. Excel Dosyası alanından dosyayı seçip Dosyayı Oku'ya basın; satırlar tabloda listelenir.
- 3. Her satır için İşyeri seçin ya da Tüm Davetlere İşyeri Ata ile hepsine birden atayın.
- 4. Kontrol Et ile satırları doğrulayın (durum sütununda sonuç görünür).
- 5. Kaydet ile davetleri oluşturun; vazgeçmek için İptal.
Tablodaki sütunlar: Durum · İşyeri · Talep Eden · TC Kimlik No · Adı Soyadı · Telefon · E-posta · Plaka · Ziyaret Tarihi · Ziyaret Bitiş · Konu · Açıklama.
Kara Liste sekmesi
Girişi engellenecek kişileri tutar. Kara Listeye Ekle penceresinde kişi (TC ile), grup veya işyeri, gerekçe (Açıklama) ve geçerlilik tarihleri girilir. Kaydet / İptal ile tamamlanır. Bir kişi kara listedeyken ziyaretçi/davet eklerken uyarı çıkar.
İlgili konular
- Acil Tahliye Listesi
- Tanımlar — kapı, kart, grup, video ve duyuru tanımları.
- Ziyaretçi Portalı — Giriş ve Parola — ziyaretçinin kendi ekranı.
- Ziyaret Yönetimi — Genel Bakış
Bu makale yardımcı oldu mu?