E-imzalı Belgeler

Toplu Yükleme

Şunlar için geçerlidir: Belge arşivini besleyen iş güvenliği uzmanları ve büro sorumluları • Menü yolu: Doküman Yönetimi › E-imzalı Belgeler › Toplu Yükleme

Toplu Yükleme, çok sayıda e-imzalı PDF’i tek seferde arşive alır. İki aşamalıdır: önce dosyalar çözümlenir (hangi kişiye/işyerine bağlanacağı gösterilir), sonra gerçekten yüklenir. Kişisi bulunamayan belgeler alttaki eşleştirme kuyruğunda bekler.

Ekran görünümü

Toplu Yükleme — üstte belge türü/işyeri seçimi ve dosya adı şablonu, ortada PDF bırakma alanı, altta eşleştirme kuyruğu.

Yükleme alanları

Alan	İşlevi
Belge Türü	Üç seçenekten biri işaretlenir: Dosya adından belirle (varsayılan), Belirlenemeyenleri seçili türe ata, Tümünü seçili türe ata. Tür kutusu yalnız son ikisinde açılır. Tür, dosya adının nasıl çözüleceğini belirleyen şablonu getirir.
İşyeri	Üç seçenekten biri işaretlenir: Belgeden bul (varsayılan), Belirlenemeyenleri seçili işyerine ata, Tümünü seçili işyerine yükle. Belgeden bul seçiliyken işyeri kutusu kapalıdır; işyeri önce kaynak sertifikadan, yoksa çalışanın hâlâ çalıştığı işyerinden bulunur. Kutu açıldığında ilk satırı “İşyeri seçin” yazar (eski sürümlerde “Seçilmedi — çalışandan bulunsun” yazıyordu). Listede yalnız yetkili olduğunuz işyerleri vardır.
Dosya adı şablonu	Belirli bir tür seçildiğinde o türün dosya adı kuralını, numaralı parçalar hâlinde gösterir (ör. atla · calisantc · calisansicilno · calisanadsoyad · atla · belgeno · belgetarihi · kayitkodu). Türün şablonu boşsa kırmızı uyarı çıkar. Dosya adından belirle seçiliyken burada türün her dosya için adından bulunacağı yazar.

Ortadaki alana PDF dosyalarını sürükleyip bırakın ya da tıklayıp seçin. Yalnız .pdf kabul edilir; çoklu seçim yapılabilir. Dosya başına üst sınır sistem ayarından gelir ve alanın altında yazar. Bıraktığınız dosyalar aşağıdaki önizleme tablosuna eklenir; tablo sayfalara bölünür.

2.55.6.803 ile değişenler: Toplu Yükleme ekranı yeni görünüme geçti. Satırı düzeltme formu artık satırın altında değil, Düzenle düğmesiyle açılan bir pencerede. Kişiye bağlama da yükleme sonucundan ve kuyruktan aynı Bağla penceresiyle yapılıyor. Önizleme, yükleme sonucu ve eşleştirme kuyruğu sayfalara bölünen tablolarda gösteriliyor. Ekranlar arası geçiş sekmelerle değil, başlıktaki Belgeler ve Belge Türleri düğmeleriyle yapılıyor. Ekran görüntüleri bu değişiklikten önceki sürümü gösteriyor.

Yükleme akışı

1Tür ve (gerekirse) işyeri seçilir.
2Dosyalar bırakılır. Sistem yalnız dosya adlarını okuyup her belgenin hangi türe, kişiye ve işyerine eşleşeceğini önden gösterir; hiçbir şey henüz kaydedilmez. Önizleme tablosunun sütunları: Dosya · Tür · Kişi · İşyeri · Durum · İşlemler. Durum sütunu Eşleşecek, Birden çok aday ya da Eşleşmeyecek der. Tablonun üstündeki özet satırı kaç dosyanın eşleşeceğini, kaçının türü belirlenemediği için yüklenmeyeceğini söyler.
3Yükle ile dosyalar gerçekten yüklenir, imza bloğu okunur ve kayıtlar açılır. Yanlış seçim yaptıysanız Listeyi temizle ile baştan başlarsınız; bu düğme seçilen dosyaları, çözümlemeyi ve satır düzeltmelerini birlikte siler. Tek bir dosyayı çıkarmak için satırın Diğer işlemler menüsündeki Listeden çıkarı kullanın.

İpucu: Önce yalnız dosya adlarının gönderilmesi, 200 belgeyi yüklemeden önce kaçının doğru eşleşeceğini görmenizi sağlar; yanlış şablonla yükleyip kuyruğu şişirmezsiniz.

Belge türü ve işyeri kipleri

Sürüm 2.55.6.717 ile Belge Türü ve İşyeri alanlarının ikisi de aynı üç kiple çalışıyor. Kural her ikisinde de aynı olduğu için tek bir mantığı öğrenmeniz yetiyor.

Kip	Ne yapar
Otomatik (varsayılan)	Değer her dosya için ayrı ayrı çözülür: tür dosya adından, işyeri çalışanın kaydından. Böylece karışık bir klasörü tek seferde yükleyebilirsiniz — farklı türdeki belgeleri ayırmanız gerekmez.
Belirlenemeyen	Yalnızca otomatik çözümlemenin sonuç veremediği dosyalara seçtiğiniz değer uygulanır; çözülebilenlere dokunulmaz.
Tümü	Seçtiğiniz değer bütün dosyalara uygulanır ve otomatik çözümleme ezilir.

Varsayılanı değiştirmeden yükleyin. Otomatik kipte türü çözülemeyen bir dosya reddedilir ve satır düzeltmesine bırakılır. Tümü kipine geçerseniz adında tür geçmeyen dosyalar da seçtiğiniz türle kaydedilir — yanlış eşleşmeyi geri almak, eşleşmemiş bir belgeyi bağlamaktan zordur.

Satır düzeltme

Önizleme listesindeki her satırın sağında kalem simgeli Düzenle düğmesi vardır. Tıkladığınızda Satırı düzelt penceresi açılır: Belge Türü, TC Kimlik No, Sicil No, Ad Soyad ve İşyeri. Kutuların içinde silik yazan değerler, sistemin o satır için bulduğu değerlerdir. (Eski sürümde bu form satırın altında açılıyordu.)

Uygula düğmesi düzeltmeyi sunucuya gönderir ve satırı aynı çözümleme motorundan yeniden geçirir — yani listede gördüğünüz sonuç, yükleyince kaydedilecek olanın ta kendisidir. Düzeltilen satırda elle etiketi görünür.
Boş bıraktığınız alana dokunulmaz; yalnız doldurduklarınız uygulanır. Belge Türü kutusunda “— dosya adından —”, İşyeri kutusunda “— değiştirme —” seçili kalırsa o alan değişmez.
TC kutusu doluysa 11 haneli olmalıdır, değilse pencere kapanmaz ve uyarı verir. Algoritmaya uymayan bir TC satırı düşürmez, uyarıya dönüşür.
Yetkiniz olmayan bir işyeri seçilirse düzeltmenin o kısmı yok sayılır ve satırda uyarı yazar.
Düzeltmeyi geri almak için pencerede ya da satırın Diğer işlemler menüsünde Düzeltmeyi kaldırı kullanın.
Düzenle düğmesi yalnız eşleştirme yetkiniz varsa görünür; yoksa satırda yalnız Çıkar düğmesi olur.
Satır düzeltmesi, yukarıdaki kip seçimini ezer — kip toplu bir karardır, satır düzeltmesi o satıra bakarak verilmiş özel bir karardır.

Türü belirlenemeyen bir satırın tek çıkışı bu formdaki Belge Türü kutusudur. O satır otomatik eşleştirmeye hiç ulaşmadığı için, tür seçilmeden Uygula demek bir şey değiştirmez.

Yükleme raporu

Yükleme bittiğinde artık tek satırlık bir sonuç mesajı değil, önizlemeyle aynı sütunları taşıyan bir rapor görürsünüz: Dosya · Tür · Kişi · İşyeri · Sonuç. Böylece “ne olacaktı” ile “ne oldu” yan yana okunur.

Sonuç sütunu Eşleşti, Birden çok aday, Eşleşmedi ya da Kaydedilmedi der. Kaydedilmedi satırında sebebi de yazar.
Kaydedilmiş ama eşleşmemiş satırın sağında bir Bağla düğmesi çıkar; kuyruğa gitmeden oradan bağlayabilirsiniz (aşağıdaki pencere).
Bağladığınız satır listeden kaybolmaz, Eşleşti ve elle etiketlerine döner — burası bir rapordur, az önce yüklediğiniz dosyanın ekrandan silinmesi “yüklendi mi?” sorusunu doğuruyordu.
Alttaki eşleştirme kuyruğu bu partiyi tekrarlamaz; kuyruğun üstündeki mavi not bunu ayrıca söyler. Böylece sayaç gerçekten “bekleyen birikim” anlamına gelir. Listeyi temizle dediğinizde sonuç kartı kapanır ve bu partinin eşleşmeyen belgeleri kuyruğa geri döner.
Yükleme yarıda hata verirse o ana kadar işlenen satırlar yine gösterilir, hata da kartın içinde yazar.

Belgeyi kişiye bağlama penceresi

Yükleme sonucundaki ya da kuyruktaki Bağla düğmesi aynı pencereyi açar: TC Kimlik No (zorunlu, 11 hane), Sicil No ve Ad Soyad. Ad boş bırakılırsa kişi kartından alınır. Pencerede Bağla ile kaydedilir. Kişi kartı bulunamazsa belge yine bağlanır, ama doğum yılı olmadığı için karekodla doğrulamanın çalışmayacağı bir uyarıyla söylenir. Bu pencere yalnız eşleştirme yetkiniz varsa açılır; yoksa kuyrukta “yetki yok” yazar.

Eşleştirme kuyruğu

Alttaki Eşleştirme Kuyruğu, kişisi bulunamamış ya da birden çok aday çıkmış belgeleri listeler (Dosya · Sebep · Kişi · İşlemler; Sebep sütunu Aday yok ya da Birden çok aday der). Başlığın yanındaki sayı bekleyen belge sayısıdır. Liste sayfalara bölünür. Bu belgeler silinmez; satırdaki Bağla ile doğru kişiye bağlarsınız. Yenile düğmesi kuyruğu tazeler. (Eski sürümde TC, sicil ve ad kutuları doğrudan kuyruk satırındaydı.)

Not: Sistem, yanlış eşleştirmek eşleştirmemekten pahalı olduğu için adaylar arasından kendisi seçim yapmaz — bağlantıyı siz kurarsınız.

İlgili konular

Bu makale yardımcı oldu mu?