İnsan Kaynakları

Belge Tanımları

Şunlar için geçerlidir: İK sorumluları, sistem yöneticileri

Bu ekran ne işe yarar?

Belge Tanımları, çalışan özlük belgelerinin kural katmanıdır. Burada tek tek belge yüklemezsiniz; hangi belgelerin var olacağını, bunların hangi klasörde duracağını, ne kadar süre geçerli sayılacağını, kimin görebileceğini ve kimden isteneceğini tanımlarsınız.

Buradaki tanımlar Çalışan Belge Yönetimi ekranını doğrudan besler: bir çalışanın karşısında görünen “eksik belge” listesi, bu ekranda kurduğunuz istek kurallarından üretilir. Ekran İK sorumluları ve sistem yöneticileri içindir; kurulum sırasında bir kez kurgulanır, sonra seyrek dokunulur.

Ekran görünümü

Üst düğme ve tablo araçları

Başlık çubuğunda tek düğme vardır:

Her sekmedeki tablonun sol üstünde aynı araç şeridi bulunur. Simgelerin üzerine geldiğinizde adları görünür:

Şeritte ayrıca Tablo Sıralamasını Resetle ve Tablo Sıralamasında Kaydedilmişi Getirir düğmeleri vardır; bunlar sütun düzenini yönetir — belgelerin görüntülenme sırasıyla (Sıralama sekmesi) karıştırmayın.

Sütun başlıklarının altındaki kutulara yazarak süzme yaparsınız; Filtreleri Sıfırla hepsini temizler. Yeşil Yeni Ekle düğmesi her sekmede o sekmenin kendi ekleme penceresini açar.

Sekmeler

Ekranda altı sekme vardır ve mantıksal bir sıra izler: önce klasör, sonra belge, sonra istek kuralı.

Klasör Listesi

Açılışta gelen sekmedir. Sütunlar: Sıra, Klasör, Açıklama. Satır sonunda Düzenle ve Sil bulunur. Silme kaydı pasife alır, veritabanından tamamen kaldırmaz.

Yeni Ekle Klasör Ekle penceresini açar:

• Klasör Adı — zorunludur. Dikkat: bu ad diskte gerçek bir klasör adı olarak kullanılır. Nokta, eğik çizgi (/, \) gibi karakterler kullanmayın; sade Türkçe adlar verin.
• Açıklama — isteğe bağlı, yalnız listede görünür.
• Vazgeç pencereyi kapatır, Kaydet klasörü oluşturur. Düzenlemede aynı pencere dolu gelir.

Belge Tanım Listesi

Ekranın en yoğun sekmesidir; belgenin bütün davranışı buradan gelir.

Sütunlar: Sıra · Klasör · Belge Tanım · Açıklama · Belge Türü · Geçerlilik Süresi (A/T/Ç) (Ay) · İmha Süresi · Gizlilik · Zorunlu. Başlık altındaki süzgeçlerden Belge Türü (Kişisel / İş yeri Bazlı), Gizlilik (Şifreli / Şifresiz Belge) ve Zorunlu (Zorunlu / Zorunlu Değil) açılır listeden seçilir.

Satır sonunda Düzenle ve Sil vardır. Belgeye örnek veya şablon dosyası yüklediyseniz satırda ayrıca önizleme bağlantısı çıkar.

Belge Ekle penceresi

Pencerenin altındaki Vazgeç hiçbir şey kaydetmeden kapatır, Kaydet tanımı yazar.

İsimlendirme Kuralı — yüklenen dosya nasıl adlandırılır

Formun ortasındaki renkli etiketler bir dosya adı reçetesidir. Üstteki kutuda sekiz anahtar durur: Adı Soyadı İşe Giriş Tarihi Sicil No Belge Tarihi Klasör Adı Belge Tanımı İşyeri Ünvanı İ. Kısa Adı. İstediklerinizi alttaki boş şeride sürükleyip bırakırsınız; sıralama önemlidir, dosya adı seçtiğiniz sırayla ve aralarına alt çizgi konarak üretilir.

Örneğin Adı Soyadı → Belge Tanımı → Belge Tarihi sırasıyla yüklenen bir dosya Ahmet_Yılmaz_İş_Sözleşmesi_12.03.2026.pdf biçiminde adlandırılır. Şerit boş bırakılırsa dosya kendi özgün adıyla saklanır.

İzin Bilgileri — belgeyi kim görecek

Bu alan belgeye hangi birimin ne yapabileceğini belirler ve zorunludur. Dört birim (İnsan Kaynakları, İş Güvenliği, İş Sağlığı, Güvenlik) × üç yetki seviyesi olmak üzere 12 seçenek vardır:

Seçenekler İnsan Kaynakları Görüntüleme, İş Güvenliği Onaylama gibi birim + seviye biçimindedir; birden fazlasını seçebilirsiniz. Hiçbirini seçmezseniz belgeyi ilgili birimler göremez — sağlık raporu gibi hassas belgelerde bu kasıtlı olarak dar tutulur.

Belge Alt Tanım Listesi

Bir belgenin alt kırılımlarını tutar. Solda belge tanımlarının listesi, sağda seçilen belgenin alt tanımları vardır. Önce soldan bir belge seçmelisiniz — seçmeden sağ taraf boştur ve Yeni Ekle düğmesi görünmez.

Örnekteki soldaki listede Nüfus Cüzdanı Fotokopisi, İşe Giriş Sağlık Raporu, İş Sözleşmesi, SGK İşe Giriş Bildirgesi, Adli Sicil Kaydı ve İkametgâh Belgesi görünüyor; sizde Belge Tanım Listesi'nde tanımladığınız belgeler listelenir.

Sağdaki tabloda Adı ve İşlemler sütunları vardır; satır sonundan düzenler veya silersiniz. Ekleme penceresi tek alanlıdır:

Belge İstek Listesi

Ekranın en çok iş gören sekmesidir: bir belgenin kimden isteneceğini buradan kurarsınız. Bu kurallar Çalışan Belge Yönetimi'nde çalışanın karşısına çıkan eksik belge listesini üretir.

Sütunlar: Belge Tanım · İstek Tanımı · İstek. İstek Tanımı kuralın hangi ölçüte dayandığını söyler — İş Yeri, Bölüm, Kişi Grubu veya Görev. İstek sütunu ise o ölçütün değeridir (hangi iş yeri, hangi görev…). Satır sonundaki Sil kuralı kaldırır.

Bu sekmede iki ekleme düğmesi vardır:

Yeni Ekle — tek kural

1. Belge tanımını seçin (yazarak arayabilirsiniz).
2. İstek tanımını seçin: İş Yeri / Bölüm / Kişi Grubu / Görev.
3. Seçiminize göre dolan değer listesinden hedefi seçin.
4. Kaydet deyin. Kural anında geçerli olur.

Toplu Ekle — çok iş yeri × çok belge

Aynı belge kümesini birçok iş yerine birden tanımlamak için kullanılır; tek tek eklemeye göre çok hızlıdır.

1. Üstteki arama kutusuna iş yeri adının bir bölümünü yazın; liste süzülür.
2. Soldaki listeden iş yerlerini işaretleyin (birden çok seçebilirsiniz).
3. Sağdaki listeden belgeleri işaretleyin.
4. Kaydet dediğinizde seçtiğiniz her iş yeri için seçtiğiniz her belge ayrı bir kural olarak eklenir.

Seçim çarpımı hızla büyür — 10 iş yeri × 8 belge 80 kural demektir. Kaydetmeden önce seçimlerinizi gözden geçirin; geri alma toplu değildir, kurallar tek tek silinir.

İşyeri Grup Şablonları

Bir iş yeri grubuna uygulanacak hazır şablonları tutar. İstek kurallarından farkı, yalnız belgeyi değil eğitim ve duyuruyu da kapsamasıdır.

Sütunlar: İşyeri Grubu · Tür · Adı. Tür süzgeci üç değer alır: IK Belgeler, Eğitimler, Duyurular. Satır sonundaki Sil şablonu kaldırır.

Pencerede sırasıyla iş yeri grubunu, türü (belge / eğitim / duyuru) ve tanım adını seçip Kaydet dersiniz.

Sıralama

Klasör ve belgelerin görüntülenme sırasını belirler. Buradaki sıra, IK Belgeler Özet ekranındaki sütun sırasına doğrudan yansır — en çok bakılan belgeleri başa almak, o ekranı okunur hâle getirir.

• Her kutu bir klasördür; kutuları sürükleyerek klasör sırasını değiştirirsiniz.
• Kutunun içindeki tutamaklı satırlar o klasörün belgeleridir; onları da kendi içinde sürüklersiniz.
• Kutu başlığına tıklayarak açıp kapatabilirsiniz.
• Sıra bıraktığınız anda kaydedilir; ayrı bir Kaydet düğmesi yoktur.

Sekmenin üstündeki bilgi şeridi bunu hatırlatır; şeridin sağındaki × ile şeridi kapatabilirsiniz.

Dikkat edilecekler

• Sıra önemlidir: klasör → belge tanımı → istek kuralı. Klasör yoksa belge tanımlayamaz, belge yoksa istek kuralı kuramazsınız.
• Tanımlar kurulum genelindedir. Klasör ve belge tanımları tüm iş yerleri için ortaktır; iş yeri ayrımı yalnız istek kuralları ve grup şablonları seviyesinde yapılır.
• Silme kaydı pasife alır, geçmiş belgeleri silmez. Daha önce yüklenmiş dosyalar yerinde kalır.
• Belge adını sonradan değiştirmek örnek/şablon dosyalarının adını da etkiler; gerekmedikçe değiştirmeyin.
• Geçerlilik süresini üç tehlike sınıfı için de doldurun. Yalnız birini doldurursanız diğer sınıftaki iş yerlerinde belge süresiz sayılır.

İlgili konular

• IK Belge Yönetimi — buradaki tanımları kullanan ana ekran
• IK Belgeler Özet — Sıralama sekmesinin belirlediği sütun sırası burada görünür
• Stajyer Belge Tanımları — stajyerler için aynı yapının ikizi
• İnsan Kaynakları — Genel Bakış