# Tanımlar (Dijital Belge Arşiv Tanımları)

| | |
|---|---|
| **Modül** | Doküman Yönetimi |
| **Kimler için** | arşiv sorumluları, sistem yöneticileri |
| **Nasıl açılır** | `Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Tanımlar` |
| **Kaynak** | https://help.meditek.tr/dokuman-yonetimi/arsiv-tanimlari.html |

## Bu ekran ne işe yarar?

**Tanımlar** ekranı, Dijital Belge Arşivi'ne belge yüklerken karşınıza çıkan **formun alan davranışını** belirlediğiniz yerdir. Yükleme formundaki her alanı tek tek **zorunlu**, **zorunlu değil** ya da **gizli** yapabilirsiniz. Böylece kurumunuzun mutlaka istediği bilgiler boş geçilemez, kullanmadığınız alanlar ise formu kalabalıklaştırmaz.

Ekranın başlığı uygulamada **Dijital Belge Arşiv Tanımları** olarak görünür; menüdeki adı ise kısaca **Tanımlar**'dır. İki sekmesi vardır: **Tanımlar** ve **Alan Yönetimi**. Günlük işinizi gördüğünüz sekme **Alan Yönetimi**'dir. Sekme ilk açıldığında sol üstteki başlık **Alan Grubu Seçiniz** yazar; soldaki listeden bir alan grubu (kurulumunuzda tek grup vardır: **Dijital Belge Ekle**) seçtiğinizde başlık o grubun adına döner ve sağdaki **Alan / Durum** tablosu dolar.

> **Bu ekranı görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır.** Yetkiniz yoksa Dijital Belge Arşivi ekranındaki **İşlemler** menüsünde **Tanımlar** satırı hiç görünmez. **Alan Yönetimi** sekmesi ise *ayrı bir yetkiye* bağlıdır: ekranı açabildiğiniz hâlde bu sekmeyi görmüyorsanız, o yetki tanımlanmamış demektir. Her iki durumda da sistem yöneticinizden yetki isteyin.

## “Belge Tanımları” ile farkı nedir?

Aynı **İşlemler** menüsünde adı benzeyen iki ekran vardır ve sık karıştırılırlar. Kısaca: **Belge Tanımları** *belgeleri* tanımlar, **Tanımlar** ise *form alanlarını* tanımlar.

|   | Belge Tanımları | Tanımlar (bu ekran) |
|---|---|---|
| Neyi tanımlar | Arşivin içeriğini: klasörler, belge tanımları, geçerlilik/imha süreleri, arşiv kodları, onay akışı, arşiv yöneticileri. | Belge yükleme formunun davranışını: hangi alan zorunlu, hangisi gizli. |
| Ne zaman gidersiniz | “Arşivde yeni bir klasör/belge türü olsun”, “bu belge 12 ay geçerli olsun”, “şu kişiler onaylasın”. | “Belge yüklerken açıklama girilmesi zorunlu olsun”, “şu alanı hiç görmeyelim”. |
| Etkisi nerede görünür | Arşiv listesinin süzgeçlerinde, Arşiv Özeti'nde, yüklenen dosyaların adında. | Belge yükleme (Dijital Belge Ekle) formunda. |
| Makalesi | Belge Tanımları | Bu sayfa |

İki ekran birbirinden tamamen bağımsızdır: birinde yaptığınız değişiklik diğerinin listesini değiştirmez, yetkileri de ayrıdır.

## Ekran görünümü

*(Ekran görüntüsü — Tanımlar ekranı — Tanımlar ve Alan Yönetimi sekmeleri. Örnek. Tanımlar (örnek). Tanımlar sekmesi bu kurulumda boştur; ayarlar Alan Yönetimi sekmesindedir.)*

## Sekmeler

| Sekme | Ne zaman görünür | Ne yapar |
|---|---|---|
| Tanımlar açılışta seçili | Ekranı açabilen herkes | Uygulamanın ortak tanım listesi düzeni. Ayrıntı |
| Alan Yönetimi | Yalnız bu sekmenin yetkisi olan kullanıcılarda | Belge yükleme formundaki alanların zorunlu/gizli ayarı. Ayrıntı |

## Tanımlar sekmesi

> **Bu sekme mevcut sürümde boştur.** Sol taraftaki grup listesinde hiçbir tanım grubu görünmez ve sağ tarafta sürekli **“Tanım Grubu Seçiniz”** yazısı kalır. Bu bir arıza değil, ekranın bu bölümünün kullanımdan kalkmış olmasıdır: arşivle ilgili ayarlar **Alan Yönetimi** sekmesine taşınmıştır. Aradığınız ayar için doğrudan Alan Yönetimi sekmesine geçin.

Sekmenin düzeni, uygulamanın diğer modüllerindeki tanım ekranlarıyla aynıdır. Bir grup seçildiğinde nasıl çalıştığını bilmeniz için öğeleri kısaca tanıtalım:

| Öğe | İşlevi |
|---|---|
| “Gruplarda ara...” kutusu | Soldaki grup listesini süzer. |
| Ara | Yazdığınız metne göre grup listesini süzer. |
| Sıfırla | Aramayı temizler, tüm grupları geri getirir. |
| Grup listesi (sol sütun) | Tanım gruplarının düğme listesi. Bir gruba tıkladığınızda sağ taraftaki tablo o grubun satırlarıyla dolar. **Mevcut sürümde bu liste boştur.** |
| Sağ üstteki başlık | Seçili grubun adını ve satır sayısını gösterir; grup seçilmediğinde **“Tanım Grubu Seçiniz”** yazar. |
| “Ara...” kutusu | Sağdaki tablo içinde metin arar; eşleşmeyen satırlar gizlenir. |
| Yeni Ekle | Tablo başlığında belirir ve **Tanım Ekle** penceresini açar. Pencerenin alanları seçilen gruba göre değişir; altında **Vazgeç** ve **Kaydet** düğmeleri bulunur. |
| Satır üzerinde düzenleme | Tablodaki bir değere tıkladığınızda küçük bir düzenleme kutusu açılır; (onayla simgesi) onaylar, (kapat simgesi) vazgeçer. |
| Sil | Satırı listeden kaldırır. Yalnız kullanıcı tarafından eklenmiş, birden çok satır kabul eden gruplarda görünür. |

## Alan Yönetimi sekmesi

Bu sekme, belge yükleme formundaki alanların davranışını belirler ve ekranın **asıl işini gördüğü yerdir**. Sol tarafta konum listesi, sağ tarafta seçilen konuma ait alanların tablosu bulunur.

Sol listede bu ekran için tek bir konum vardır: **Dijital Belge Ekle**. Üzerine tıkladığınızda düğme belirginleşir ve sağdaki tablo, o formdaki alanların listesiyle dolar. Tablo yüklenirken kısa bir dönen simge görünür. Listenin üstündeki *“Konumlarda ara...”* kutusu, çok sayıda konumun listelendiği ekranlar için tasarlanmış ortak bir öğedir; burada tek konum bulunduğundan pratikte kullanmanıza gerek kalmaz.

### Tablo sütunları

| Sütun | İçeriği |
|---|---|
| Alan | Belge yükleme formundaki alanın adı (formda kullanıcıya görünen etiket). Bu sürümde alan adı **salt okunurdur**, değiştirilemez. |
| Durum | Alanın davranışını seçtiğiniz açılır liste. Üç seçenek vardır — aşağıya bakınız. |

### Durum seçenekleri

| Seçenek | Formda ne olur |
|---|---|
| Zorunlu | Alan görünür ve **boş bırakılamaz**; doldurulmadan belge kaydedilemez. |
| Zorunlu Değil | Alan görünür, isteğe bağlı doldurulur. Varsayılan davranış budur. |
| Gizli | Alan **formda hiç gösterilmez**; kullanıcı o bilgiyi giremez. |

### Bir alanın davranışını değiştirme

1. **Alan Yönetimi** sekmesine geçin.
2. Sol listeden **Dijital Belge Ekle** konumuna tıklayın; sağdaki tablo dolsun.
3. Değiştirmek istediğiniz alanın satırındaki **Durum** listesinden yeni değeri seçin.
4. Ekranın köşesinde **“İşlem başarılı!”** bildirimi belirir — değişiklik anında kaydedilmiştir.

> **Ayrı bir Kaydet düğmesi yoktur.** Seçimi değiştirdiğiniz anda kayıt yapılır ve geri alma düğmesi bulunmaz; eski davranışa dönmek için seçeneği elle geri almanız gerekir. Değişiklik **kurum genelinde** geçerlidir — iş yerine özel alan ayarı yapılamaz.

## İpuçları ve dikkat edilecekler

- **Bir alanı gizlemeden önce iki kez düşünün.** Gizlenen alan formda hiç görünmediği için o bilgi bundan sonra hiç toplanmaz; geçmiş kayıtlar etkilenmez.
- **Zorunlu yapmak geçmişe işlemez.** Kural yalnız yeni yüklemeler için çalışır; daha önce boş bırakılmış kayıtlar olduğu gibi kalır.
- **Değişiklik hemen yürürlüğe girer.** Formu o sırada açık tutan kullanıcıların yeni davranışı görmesi için ekranı yenilemesi gerekebilir.
- **Aynı ayarın merkezî bir ekranı da vardır.** Sistem yöneticileri bu alan ayarlarını sistem tarafındaki genel alan yönetimi ekranından da değiştirebilir; iki yerden birden çalışmayın.
- **Klasör/belge/arşiv kodu aradıysanız yanlış ekrandasınız** — onlar Belge Tanımları ekranındadır.
- **Bu ekranda üst ekrana dönüş düğmesi yoktur.** Dijital Belge Arşivi'ne dönmek için tarayıcının geri düğmesini ya da menüyü kullanın.

## İlgili konular

- Dijital Belge Arşivi — bu ekranın açıldığı üst ekran; buradaki alan ayarları oradaki belge yükleme formunu doğrudan etkiler.
- Belge Tanımları — kardeş tanım ekranı; klasörleri, belge tanımlarını, arşiv kodlarını ve onay akışını yönetir.
- Dijital Belge Onay — yüklenen belgelerin onay sürecinin izlendiği ekran.
- Doküman Yönetimi — Genel Bakış

---

*WebİBYS Yardım · sürüm 2.55.6.729 (2026-09-11) · https://help.meditek.tr/dokuman-yonetimi/arsiv-tanimlari.html*
*Konu paketi: Doküman Yönetimi — https://help.meditek.tr/llms.txt*