# Belge Tanımları

| | |
|---|---|
| **Modül** | Doküman Yönetimi |
| **Kimler için** | arşiv sorumluları, iş güvenliği uzmanları, sistem yöneticileri |
| **Nasıl açılır** | `Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi › İşlemler › Belge Tanımları` |
| **Kaynak** | https://help.meditek.tr/dokuman-yonetimi/arsiv-belge-tanimlari.html |

## Bu ekran ne işe yarar?

**Belge Tanımları**, Dijital Belge Arşivi'nin **içerik düzenini** kurduğunuz ekrandır. Arşivde hangi **klasörlerin**, her klasörde hangi **belge tanımlarının** bulunacağını; her belge tanımının kaç ay geçerli sayılacağını, kaç yıl saklanacağını, hangi dosya türüne ait olduğunu, yüklenen dosyanın adının nasıl üretileceğini ve yüklemeden sonra hangi işlemin başlatılacağını burada belirlersiniz. Aynı ekrandan **arşiv kodlarını**, **belge onay akışını** ve **arşiv yöneticilerini** de yönetirsiniz.

Arşive **tek bir belge yüklenmeden önce** bu ekranın doldurulmuş olması gerekir: arşivdeki her kayıt buradaki bir belge tanımına bağlıdır. Burada yaptığınız tanımlar **kurum genelinde ortaktır** — tüm iş yerleri aynı klasör ve belge listesini kullanır.

> **Bu ekranı görebilmeniz için yetkiniz olmalıdır.** Yetkiniz yoksa Dijital Belge Arşivi ekranındaki **İşlemler** menüsünde **Belge Tanımları** satırı hiç görünmez. Menüde göremiyorsanız sistem yöneticinizden yetki isteyin.

> **Adı benzeyen ikinci bir ekranla karıştırmayın.** Aynı **İşlemler** menüsündeki Tanımlar ekranı *belge yükleme formundaki alanların* zorunlu ya da gizli olmasını yönetir; klasör ve belge tanımına dokunmaz. Klasör, belge tanımı, arşiv kodu ve onay akışı için **doğru yerdesiniz**.

## Ekran görünümü

*(Ekran görüntüsü — Belge Tanımları ekranı — klasör ağacı, belge tanımı listesi ve isimlendirme kuralı şeridi. Örnek maskeli veri. Belge Tanımları (örnek, maskeli veri).)*

## Üst düğmeler

Ekranın sağ üst köşesinde iki dönüş düğmesi bulunur:

| Düğme | Ne zaman görünür | İşlevi |
|---|---|---|
| Arşiv Listesi | Her zaman | Dijital Belge Arşivi (belge listesi) ekranına döner. |
| Arşiv Özeti | Her zaman | Arşiv Özeti ekranını açar. Bu ekrandaki **Sıralama** sekmesinde belirlediğiniz sıra, özet ekranında kullanılır. |

## Sekmeler

Ekran ikiye bölünmüştür ve her iki tarafın kendi sekme grubu vardır — toplam **altı sekme**. Geniş **sol taraf** arşivin içeriğini, dar **sağ taraf** ayarları ve kodları yönetir.

| Sekme | Taraf | Ne yapar |
|---|---|---|
| Klasör Listesi | Sol | Arşiv klasörlerini ekler, adını değiştirir, siler. Ayrıntı |
| Belge Listesi açılışta seçili | Sol | Klasörlerin altındaki belge tanımlarını yönetir. Ayrıntı |
| Sıralama | Sol | Klasör ve belgeleri sürükleyerek Arşiv Özeti sırasını belirler. Ayrıntı |
| Belge Onayı açılışta seçili | Sağ | Yüklenen belgeleri kimin onaylayacağını belirler. Ayrıntı |
| Arşiv Ayarları | Sağ | Tüm iş yerlerinin belgelerini görebilecek arşiv yöneticilerini seçer. Ayrıntı |
| Arşiv Kodları | Sağ | Belgelere verilen arşiv (barkod) kodlarını tanımlar. Ayrıntı |

## Klasör Listesi sekmesi

Klasör, arşivin en üst gruplama katmanıdır (örneğin “İşyeri Belgeleri”, “Eğitim Kayıtları”). Her belge tanımı bir klasöre bağlanır. Listede tek bir sütun vardır: **Klasör Adı**. Sütun başlığının yanındaki (ekle simgesi) Yeni Ekle düğmesi yeni klasör açar. Her satırın sonunda iki işlem bulunur:

| İşlem | Ne yapar |
|---|---|
| Düzenle | Klasör adını değiştirmek için **Klasör Tanımı** penceresini açar. |
| Sil | Klasörü listeden kaldırır. Onay penceresi çıkar; klasörün altında belge tanımı varsa ayrıca kırmızı bir **uyarı** gösterilir. |

### Klasör ekleme ve düzenleme

1. **Klasör Listesi** sekmesine geçin.
2. Yeni klasör için **Yeni Ekle**, mevcut klasör için satırdaki **Düzenle** düğmesine basın.
3. Açılan **Klasör Tanımı** penceresinde **Klasör Adı** alanını doldurun (zorunludur; boş bırakırsanız uyarı alırsınız).
4. **Kaydet** deyin. Vazgeçmek için **Vazgeç** düğmesini ya da pencerenin sağ üstündeki çarpı işaretini kullanın.
5. Kaydettikten sonra sayfa kendini yeniler ve güncel liste gelir.

İpucu: Belge tanımı penceresindeki klasör kutusuna listede olmayan bir ad yazarak da klasör oluşturabilirsiniz — o durumda klasör, belge tanımıyla birlikte otomatik açılır.

## Belge Listesi sekmesi

Ekran açıldığında sol tarafta bu sekme seçilidir. Tüm klasörlerin altındaki belge tanımlarını tek listede gösterir. Sütun başlığının yanındaki (ekle simgesi) Yeni Ekle düğmesiyle yeni belge tanımı açılır.

### Listedeki sütunlar

| Sütun | İçeriği |
|---|---|
| Klasör | Belge tanımının bağlı olduğu klasör. |
| Belge Tanımı | Belgenin arşivde görünecek adı. |
| Açıklama | Varsa serbest metin açıklaması. |
| Geçerlilik (A/T/Ç) (Ay) | Sırasıyla **az tehlikeli / tehlikeli / çok tehlikeli** sınıftaki iş yerleri için geçerlilik süresi (ay). Örneğin `12 / 6 / 6`. |
| İmha Süresi (yıl) | Belgenin kaç yıl saklanacağı. |
| Dosya Türü | İSG Dokumanı, Genel Dokuman, İş Yeri Dokumanı, Çalışan Dokumanı, Eğitim Dokumanı veya Muayene Dokumanı. |

Son sütunda satır işlemleri yer alır: (düzenle simgesi)Düzenle tanımı açar, (sil simgesi)Sil onay penceresinden sonra tanımı listeden kaldırır.

### Belge tanımı penceresindeki alanlar

| Alan | Tür | Zorunlu | Açıklama |
|---|---|---|---|
| Klasör | Aranabilir liste | Evet | Belgenin bağlanacağı klasör. **Listede olmayan bir klasörü eklemek için arama kutusuna yazıp seçmeniz yeterlidir** — klasör kaydetme sırasında otomatik oluşturulur. |
| Belge Tanımı | Metin | Evet | Belgenin adı. Boş bırakılırsa kaydetmeye izin verilmez. |
| Dosya Türü | Açılır liste | Hayır | Seçenekler: **İSG Dokumanı** (varsayılan), **Genel Dokuman**, **İş Yeri Dokumanı**, **Çalışan Dokumanı**, **Eğitim Dokumanı**, **Muayene Dokumanı**. Belgenin arşivde hangi başlık altında saklanacağını belirler. |
| İşlem Süreci | Açılır liste | Hayır | Kullanıcı dosyayı yükledikten sonra çalışacak işlem türünü belirler ve **dosya yükleme formu buna göre oluşturulur**. Varsayılan seçenek **İşlem Yok**'tur; listedeki diğer seçenekler kurumunuzda tanımlı süreçlerdir. |
| İsimlendirme Kuralı | Sürükle-bırak etiketler | Hayır | Yüklenen dosyanın adının önüne eklenecek bilgileri ve sıralarını belirler. Aşağıda ayrıntılı anlatılmıştır. |
| Açıklama | Çok satırlı metin | Hayır | Belge tanımı hakkında serbest not; listede Açıklama sütununda görünür. |
| Az Tehlikeli / Tehlikeli / Çok Tehlikeli | Sayı (ay) | Hayır | Seçilen belge klasörü için geçerlilik süreleri. Yüklenen belgenin geçerlilik tarihi, iş yerinin tehlike sınıfına karşılık gelen süreye göre hesaplanır. |
| İmha Süresi (yıl) | Sayı (en az 1) | Hayır | Belgenin saklanma süresi. **Değiştirdiğinizde bu tanıma bağlı, daha önce yüklenmiş belgelerin imha süresi de güncellenir.** |
| Onay gerekmez | İşaret kutusu | Hayır | İşaretlenirse bu belge tanımıyla yüklenen dosyalar, genel onay ayarından bağımsız olarak onay beklemez. |

### İsimlendirme kuralı nasıl kurulur?

Pencerede üst üste iki kutu görürsünüz. **Üstteki açık gri kutu** kullanılabilir anahtarları, **alttaki koyu gri kutu** ise seçtiğiniz kuralı tutar. Üstten istediğiniz etiketi **sürükleyip alta bırakın**; alttaki sıralama, dosya adında görünecek sırayı belirler. Etiketi geri sürükleyerek kuraldan çıkarabilirsiniz. Kullanılabilir 19 anahtar şunlardır:

Arşiv Kodu Belge Sıra No Belge Tarihi Kayıt Tarihi Kullanıcı Adı Klasör Adı Belge Tanımı İşyeri Ünvanı İ. Kısa Adı İ. SGK No İ. Sözleşme Tarihi İ. Uzman Adı İ. Hekim Adı İ. Dsp Adı Çalışan TC Çalışan Ad Soyad Eğitim Tarihi Eğitim Süresi Muayene Tarihi

Renkler yalnız gruplamayı kolaylaştırır: mavi genel belge bilgileri, yeşil klasör/belge adı, sarı iş yeri bilgileri, turkuaz çalışan bilgileri, bordo eğitim, mor muayene. İşletim sistemlerinin dosya adı sınırı 260 karakter olduğundan **gereğinden fazla anahtar eklemeyin**; uzun kurallar dosya adını gereksiz büyütür.

### Belge tanımı ekleme ve düzenleme

1. **Belge Listesi** sekmesinde **Yeni Ekle**'ye ya da düzenlemek istediğiniz satırın **Düzenle** düğmesine basın.
2. **Klasör** ve **Belge Tanımı** alanlarını doldurun — ikisi de zorunludur.
3. Gerekiyorsa dosya türünü, işlem sürecini, geçerlilik ve imha sürelerini girin.
4. İsimlendirme kuralını sürükle-bırak ile kurun.
5. **Kaydet** deyin; işlem bitince sayfa yenilenir. Vazgeçmek için **Vazgeç** düğmesini kullanın — pencere kapandığında girdikleriniz temizlenir.

## Sıralama sekmesi

Bu sekmede klasörler kutucuklar hâlinde listelenir. Her klasör kutusunun sağ üstündeki (ekle simgesi) düğmesi kutuyu açıp altındaki belge tanımlarını gösterir. Başlıklardaki (simge) tutamağından **sürükleyip bırakarak** hem klasörlerin hem de klasör içindeki belgelerin sırasını değiştirebilirsiniz.

> Sekmedeki bilgi şeridinin de belirttiği gibi, burada belirlediğiniz sıra **Arşiv Özeti** ekranında kullanılır. Ayrı bir kaydetme düğmesi yoktur: **bıraktığınız anda sıra kaydedilir**. Bir sorun olursa ekranda “Sıralama Kaydedilemedi” uyarısı belirir. Bilgi şeridini sağ üstteki çarpı ile kapatabilirsiniz.

## Belge Onayı sekmesi

Sağ tarafta açılışta seçili gelen sekmedir. Arşive kaydedilen belgelerin, yetki verilen başka kullanıcılar tarafından onaylanmasını buradan yönetirsiniz. Dört seçenekten **yalnız birini** işaretleyebilirsiniz:

| Seçenek | Anlamı |
|---|---|
| Belge kaydı için onay gerekmez | Yüklenen belgeler onay beklemeden geçerli sayılır. |
| Belgeleri sadece sistem yöneticileri onaylar | Onay yetkisi yalnız sistem yöneticilerindedir. |
| Belgeleri sistem yöneticileri ve yetkili kullanıcılar onaylar | Sistem yöneticilerine ek olarak onay yetkisi tanımlı kullanıcılar da onaylayabilir. |
| Belgeleri aşağıdaki listede seçili kullanıcılar onaylar | Onay yetkisi yalnız aşağıdaki listede işaretlediğiniz kişilerdedir. **Kullanıcı listesi ancak bu seçenek işaretlendiğinde etkinleşir.** |

Seçeneklerin altında **Kullanıcılar** arama kutusu bulunur: *Kullanıcı Ara* kutusuna yazdıkça liste süzülür, yanında beliren (kapat simgesi) Temizle düğmesi aramayı sıfırlar. Altta kaydırılabilir kullanıcı listesi vardır; onaylayacak kişileri işaretleyin.

Listenin altındaki **Onaylanan belgelerin düzenlenmesine izin ver** işaret kutusu, onaylanmış bir belgenin sonradan değiştirilip değiştirilemeyeceğini belirler. Ayarları uygulamak için Onay Ayarlarını Kaydet düğmesine basın.

> Son seçeneği işaretleyip **hiç kullanıcı seçmezseniz** kayıt yapılmaz; “Lütfen onay kullanıcı(ları) seçiniz” uyarısı alırsınız. Onay ve arşiv yöneticisi ayarları **tek blok hâlinde** kaydedilir; kaydetme sırasında hata mesajı görürseniz sayfayı yenileyip ayarların yerinde olduğundan emin olun, gerekirse yeniden kaydedin.

## Arşiv Ayarları sekmesi

Burada **arşiv yöneticilerini** belirlersiniz. Sekmenin başındaki bilgi şeridinin de söylediği gibi, seçeceğiniz arşiv yöneticileri **belge listesinde tüm iş yerlerini görür** — yani normalde yalnız kendi iş yerlerinin belgelerini gören bir kullanıcı, buraya eklendiğinde kurumun tamamını görmeye başlar. Bu nedenle listeyi dar tutun.

- **Arşiv yöneticisi yok** — kimseye genişletilmiş görüş verilmez.
- **Aşağıdaki listede seçili kullanıcılar arşivi yönetebilir** — bu seçenek işaretlendiğinde alttaki kullanıcı listesi etkinleşir.

Belge Onayı sekmesinde olduğu gibi burada da **Kullanıcılar** arama kutusu ve (kapat simgesi) Temizle düğmesi vardır. Seçiminizi Arşiv Ayarlarını Kaydet düğmesiyle uygularsınız. İkinci seçeneği işaretleyip kimseyi seçmezseniz “Lütfen arşiv kullanıcı(ları) seçiniz” uyarısı alırsınız.

## Arşiv Kodları sekmesi

Arşiv kodu, belgelere verilen kısa etiket/barkod değeridir; belge yüklenirken seçilir ve isimlendirme kuralında **Arşiv Kodu** anahtarı kullanıldığında dosya adına da yazılır. Bu sekmede kod listesi sayfalı bir tablo hâlinde gelir.

### Tablo sütunları ve süzgeçler

| Sütun | İçeriği | Süzgeci |
|---|---|---|
| Arşiv Kodu | Kodun kendisi. | Serbest metin kutusu; yazdıkça liste süzülür. |
| Erişim | **Herkes Erişebilir** ya da kaç kişinin erişebildiği (“3 Kullanıcı” gibi). | Açılır liste: **Tümü** / **Herkes Erişebilir** / **Diğer**. |
| Durum | Açık ya da (simge) Kapalı. | Açılır liste: **Tümü** / **Açık** / **Kapalı**. |

Süzgeç satırının sonunda Filtreleri Sıfırla düğmesi tüm süzgeçleri temizler. Sütun başlığının yanındaki (ekle simgesi) Yeni Ekle düğmesi yeni arşiv kodu tanımlar. Her satırda (düzenle simgesi)Düzenle ve (sil simgesi)Sil işlemleri bulunur.

### Tablo araç çubuğu

Tablonun üstündeki küçük düğmeler listeyi biçimlendirir ve dışarı aktarır:

| Düğme | İşlevi |
|---|---|
| 10 | Sayfa başına kaç kayıt gösterileceğini seçer (**Tüm Kayıtlar** seçeneği dahil). |
|   | Kolonları göster/gizle. |
|   | Görünen kolonları Excel'e aktarır. |
|   | Listenin yazdırma önizlemesini açar. |
|   | Tablo kullanımıyla ilgili yardım penceresini açar. |

Sütun başlığına tıklayarak sıralama yapabilirsiniz; seçtiğiniz sayfa uzunluğu ve sıralama bir sonraki girişinizde hatırlanır.

### Arşiv kodu penceresindeki alanlar

| Alan | Zorunlu | Açıklama |
|---|---|---|
| Arşiv Kodu | Evet | Kodun metni. Kaydederken **otomatik olarak düzeltilir**: boşluklar silinir, alt çizgi tireye çevrilir, eğik çizgi ve virgül atılır, tüm harfler **büyük harfe** dönüşür. Aynı adda başka bir kod varsa “bu adda bir arşiv kodu zaten mevcut” uyarısı alırsınız. |
| Durum | — | **Açık** (varsayılan) ya da **Kapalı**. Kapalı kodlar yeni belge yüklenirken seçilemez. |
| Kayıtlı Belgelerde | — | Yalnız **mevcut bir kodun adını değiştirirken** görünür. **Değiştir** seçilirse bu kodu taşıyan eski belgelerin kodu da yenisiyle güncellenir; **Değiştirme** seçilirse eski belgeler olduğu gibi kalır. |
| Erişim | — | İki seçenek: **Herkes Erişebilir** ya da **Seçili Kullanıcılar Erişebilir**. İkincisi işaretlendiğinde alttaki kullanıcı listesi etkinleşir ve **en az bir kişi seçmeniz gerekir**. |
| Kullanıcılar | Koşullu | Kaydırılabilir kullanıcı listesi. Üstündeki *Kullanıcı Ara* kutusu listeyi süzer, (kapat simgesi) **Temizle** düğmesi aramayı sıfırlar. |

Pencerenin altındaki **Kaydet** düğmesi kodu yazar ve liste anında tazelenir; **Vazgeç** pencereyi kapatır.

> Bir arşiv kodunu **sildiğinizde**, o kodla daha önce yüklenmiş dosyaların kodu değişmez; kod yalnız bundan sonraki listelerde ve seçim kutularında görünmez olur. Silme penceresi bu uyarıyı size de gösterir.

## İpuçları ve dikkat edilecekler

- **Önce klasör, sonra belge.** Arşive belge yüklenebilmesi için en az bir klasör ve o klasörde bir belge tanımı olmalıdır.
- **Silme kaydı yok etmez.** Klasör ve belge tanımı silindiğinde kayıt pasife alınır; listelerden ve seçim kutularından çıkar, geçmiş belgeler yerinde kalır.
- **Tanımlar tüm iş yerleri için ortaktır.** Burada eklediğiniz bir klasör ya da belge tanımı, kurumdaki bütün iş yerlerinde görünür — iş yerine özel tanım yapılamaz.
- **İmha süresini değiştirmek geriye dönük etki eder.** Yeni değer, o belge tanımıyla daha önce yüklenmiş belgelere de uygulanır.
- **Geçerlilik süreleri tehlike sınıfına göre ayrı girilir.** Üç kutuyu da doldurmazsanız, ilgili sınıftaki iş yerlerinde geçerlilik tarihi hesaplanamaz.
- **Kayıt sonrası sayfa yenilenir.** Klasör ve belge tanımı işlemlerinden sonra ekran baştan yüklenir; kaydedilmemiş başka bir alan varsa önce onu tamamlayın.
- **Yoğun listelerde kaydetme uzun sürebilir.** Onay/arşiv ayarları kaydedilirken hata mesajı görürseniz sayfayı yenileyip ayarların uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin.

## İlgili konular

- Dijital Belge Arşivi — bu ekranın açıldığı üst ekran; buradaki tanımlar oradaki süzgeçleri ve yükleme formunu besler.
- Tanımlar (Dijital Belge Arşiv Tanımları) — kardeş tanım ekranı; belge yükleme formundaki *alanların* zorunlu/gizli davranışını yönetir.
- Dijital Belge Onay — burada kurduğunuz onay akışının uygulandığı ekran.
- Doküman Yönetimi — Genel Bakış

---

*WebİBYS Yardım · sürüm 2.55.6.729 (2026-09-11) · https://help.meditek.tr/dokuman-yonetimi/arsiv-belge-tanimlari.html*
*Konu paketi: Doküman Yönetimi — https://help.meditek.tr/llms.txt*