# Belge Tanımları

| | |
|---|---|
| **Modül** | İnsan Kaynakları |
| **Kimler için** | İK sorumluları, sistem yöneticileri |
| **Nasıl açılır** | Menüde yer almaz. IK Belge Yönetimi veya IK Belgeler Özet ekranındaki **Tanımlar** düğmesinden açılır; düğme belge tanımı yetkisine bağlıdır. |
| **Kaynak** | https://help.meditek.tr/calisan/calisan-belge-tanimlari.html |

## Bu ekran ne işe yarar?

**Belge Tanımları**, çalışan özlük belgelerinin **kural katmanıdır**. Burada tek tek belge yüklemezsiniz; *hangi belgelerin var olacağını*, bunların hangi klasörde duracağını, ne kadar süre geçerli sayılacağını, kimin görebileceğini ve **kimden isteneceğini** tanımlarsınız.

Buradaki tanımlar Çalışan Belge Yönetimi ekranını doğrudan besler: bir çalışanın karşısında görünen “eksik belge” listesi, bu ekranda kurduğunuz **istek kurallarından** üretilir. Ekran **İK sorumluları ve sistem yöneticileri** içindir; kurulum sırasında bir kez kurgulanır, sonra seyrek dokunulur.

> **Menüde yoktur.** Bu ekrana yalnız Çalışan Belge Yönetimi ve İK Belgeler ekranlarındaki Belge Tanımları düğmesiyle girilir. Sol menüde aramayın.

## Ekran görünümü

*(Ekran görüntüsü — Belge Tanımları ekranı — sekme şeridi ve Klasör Listesi tablosu. Örnek veri. Belge Tanımları — açılışta **Klasör Listesi** sekmesi gelir (örnek veri).)*

## Üst düğme ve tablo araçları

Başlık çubuğunda tek düğme vardır:

| Öğe | İşlevi |
|---|---|
| Belgeler | Tanımlardan çıkıp Çalışan Belge Yönetimi ekranına döner. Kaydedilmemiş bir pencere varsa önce onu kapatın. |

Her sekmedeki tablonun sol üstünde aynı **araç şeridi** bulunur. Simgelerin üzerine geldiğinizde adları görünür:

| Simge | Adı | Ne yapar |
|---|---|---|
| 10 | Sayfa başına kayıt | Tabloda bir sayfada kaç satır gösterileceğini seçer. |
|   | Kolonları Göster/Gizle | İstemediğiniz sütunları gizler; seçim tarayıcınızda saklanır. |
|   | Excel'e Aktar | Görünen sütun ve satırları Excel dosyası olarak indirir. |
|   | Yazdır | Tabloyu yazdırma görünümünde açar. |
|   | Tablo Yardımı | Tablo araçlarının kısa açıklamasını gösterir. |
|   | Tablo Düzenlemesini Aç | Sütun genişliklerini ve sırasını sürükleyerek düzenlemenizi sağlar. Açıkken yanında (onayla simgesi) **Tabloyu Kaydet** belirir. |
|   | Tablo Verilerini Tekrar Getir | Listeyi sunucudan yeniden yükler. |

Şeritte ayrıca **Tablo Sıralamasını Resetle** ve **Tablo Sıralamasında Kaydedilmişi Getirir** düğmeleri vardır; bunlar *sütun* düzenini yönetir — belgelerin görüntülenme sırasıyla (Sıralama sekmesi) karıştırmayın.

Sütun başlıklarının altındaki kutulara yazarak süzme yaparsınız; Filtreleri Sıfırla hepsini temizler. Yeşil (ekle simgesi) Yeni Ekle düğmesi her sekmede o sekmenin kendi ekleme penceresini açar.

## Sekmeler

Ekranda altı sekme vardır ve mantıksal bir sıra izler: önce klasör, sonra belge, sonra istek kuralı.

| Sekme | Ne tanımlarsınız |
|---|---|
| Klasör Listesi | Belgelerin gruplanacağı klasörler (Kimlik, Sağlık, Sözleşme…). **İlk adım budur.** |
| Belge Tanım Listesi | Belgenin kendisi ve tüm kuralları: geçerlilik, zorunluluk, şifreleme, izinler, isimlendirme. |
| Belge Alt Tanım Listesi | Bir belgenin alt kırılımları (ör. “Eğitim Belgesi” altında eğitim adları). |
| Belge İstek Listesi | Hangi belgenin **kimden** isteneceği: iş yeri, bölüm, kişi grubu veya göreve göre. |
| İşyeri Grup Şablonları | Bir iş yeri grubuna toplu uygulanacak belge / eğitim / duyuru şablonu. |
| Sıralama | Klasör ve belgelerin görüntülenme sırası — özet ekranındaki sütun sırasını belirler. |

## Klasör Listesi

Açılışta gelen sekmedir. Sütunlar: **Sıra**, **Klasör**, **Açıklama**. Satır sonunda (düzenle simgesi) **Düzenle** ve (sil simgesi) **Sil** bulunur. Silme kaydı **pasife alır**, veritabanından tamamen kaldırmaz.

Yeni Ekle **Klasör Ekle** penceresini açar:

*(Ekran görüntüsü — Klasör Ekle penceresi — Klasör Adı ve Açıklama alanları. Klasör Ekle penceresi.)*

- **Klasör Adı** — zorunludur. Dikkat: bu ad **diskte gerçek bir klasör adı olarak kullanılır**. Nokta, eğik çizgi (`/`, `\`) gibi karakterler kullanmayın; sade Türkçe adlar verin.
- **Açıklama** — isteğe bağlı, yalnız listede görünür.
- **Vazgeç** pencereyi kapatır, **Kaydet** klasörü oluşturur. Düzenlemede aynı pencere dolu gelir.

## Belge Tanım Listesi

Ekranın en yoğun sekmesidir; belgenin bütün davranışı buradan gelir.

*(Ekran görüntüsü — Belge Tanım Listesi sekmesi — belge tanımları tablosu. Örnek veri. Belge Tanım Listesi (örnek veri). Tablo geniştir — kutu içinde yana kaydırılabilir.)*

**Sütunlar:** Sıra · Klasör · Belge Tanım · Açıklama · Belge Türü · Geçerlilik Süresi (A/T/Ç) (Ay) · İmha Süresi · Gizlilik · Zorunlu. Başlık altındaki süzgeçlerden **Belge Türü** (Kişisel / İş yeri Bazlı), **Gizlilik** (Şifreli / Şifresiz Belge) ve **Zorunlu** (Zorunlu / Zorunlu Değil) açılır listeden seçilir.

Satır sonunda (düzenle simgesi) **Düzenle** ve (sil simgesi) **Sil** vardır. Belgeye örnek veya şablon dosyası yüklediyseniz satırda ayrıca **önizleme** bağlantısı çıkar.

### Belge Ekle penceresi

*(Ekran görüntüsü — Belge Ekle penceresi — klasör, ad, tür, isimlendirme kuralı, geçerlilik, izinler ve dosya alanları. Belge Ekle penceresi — ekranın en kapsamlı formu.)*

| Alan | Zorunlu | Açıklama |
|---|---|---|
| Klasör | Evet | Belgenin duracağı klasör. Listede yoksa önce Klasör Listesi sekmesinden ekleyin. |
| Belge Adı | Evet | En fazla 100 karakter. Örnek/şablon dosyalarının adı da bundan üretilir — **aynı adı iki tanıma vermeyin**, ikincisi birincisinin örnek dosyasının üzerine yazar. |
| Belge Türü | Evet | **Kişisel** (her çalışanın kendine ait) veya **İş yeri Bazlı** (iş yerine ait, tek nüsha). |
| İsimlendirme Kuralı | Hayır | Aşağıda ayrıca anlatılıyor. |
| Geçerlilik | Evet | Belgenin süreli olup olmadığı. *Geçerlilik Yok* seçilirse süre alanları kapalı kalır; tanımlı bir süre seçerseniz aşağıdaki ay alanları açılır. |
| Geçerlilik Süresi (A/T/Ç) | Koşullu | Ay cinsinden üç ayrı süre: **A**z tehlikeli, **T**ehlikeli, **Ç**ok tehlikeli sınıf. Aynı belge, iş yerinin tehlike sınıfına göre farklı sürede yenilenir. |
| Zorunluluk | Evet | Zorunlu belgeler eksik listesinde uyarı üretir. |
| Belge Şifreleme | Evet | **Şifreli Belge** seçilirse dosya sunucuda şifrelenerek saklanır. Hassas evrak (sağlık raporu, adli sicil) için kullanın. |
| Arşivlenme Durumu | Evet | Belgenin arşive alınıp alınmayacağı. |
| İmha Süresi (Yıl) | Hayır | Saklama süresi. Boş bırakılabilir. |
| Çalışandan İsteme Durumu | Hayır | **Evet** ise çalışan, portalden bu belgeyi kendi yükleyebilir. |
| Açıklama | Hayır | En fazla 500 karakter; listede görünür. |
| Belge Şablonu | Hayır | Çalışanın **doldurup imzalayacağı** boş form (PDF). |
| İzin Bilgileri | Evet | Aşağıda ayrıca anlatılıyor. |
| Örnek/Talimat Belge | Hayır | **Doğru doldurulmuş örnek** (PDF) — çalışan neye benzemesi gerektiğini görür. |

Pencerenin altındaki **Vazgeç** hiçbir şey kaydetmeden kapatır, **Kaydet** tanımı yazar.

### İsimlendirme Kuralı — yüklenen dosya nasıl adlandırılır

Formun ortasındaki renkli etiketler bir **dosya adı reçetesidir**. Üstteki kutuda sekiz anahtar durur: Adı Soyadı İşe Giriş Tarihi Sicil No Belge Tarihi Klasör Adı Belge Tanımı İşyeri Ünvanı İ. Kısa Adı. İstediklerinizi **alttaki boş şeride sürükleyip bırakırsınız**; sıralama önemlidir, dosya adı seçtiğiniz sırayla ve aralarına alt çizgi konarak üretilir.

Örneğin *Adı Soyadı → Belge Tanımı → Belge Tarihi* sırasıyla yüklenen bir dosya `Ahmet_Yılmaz_İş_Sözleşmesi_12.03.2026.pdf` biçiminde adlandırılır. Şerit boş bırakılırsa dosya kendi özgün adıyla saklanır.

### İzin Bilgileri — belgeyi kim görecek

Bu alan belgeye **hangi birimin ne yapabileceğini** belirler ve **zorunludur**. Dört birim (İnsan Kaynakları, İş Güvenliği, İş Sağlığı, Güvenlik) × üç yetki seviyesi olmak üzere **12 seçenek** vardır:

| Seviye | Ne demek |
|---|---|
| Görüntüleme | O birim belgeyi görebilir ve açabilir. |
| Kontrol | Belgeyi inceleyip kontrol edildi olarak işaretleyebilir. |
| Onaylama | Belgeyi onaylayabilir ya da reddedebilir. |

Seçenekler *İnsan Kaynakları Görüntüleme*, *İş Güvenliği Onaylama* gibi birim + seviye biçimindedir; birden fazlasını seçebilirsiniz. **Hiçbirini seçmezseniz belgeyi ilgili birimler göremez** — sağlık raporu gibi hassas belgelerde bu kasıtlı olarak dar tutulur.

## Belge Alt Tanım Listesi

Bir belgenin **alt kırılımlarını** tutar. Solda belge tanımlarının listesi, sağda seçilen belgenin alt tanımları vardır. **Önce soldan bir belge seçmelisiniz** — seçmeden sağ taraf boştur ve (ekle simgesi) Yeni Ekle düğmesi görünmez.

*(Ekran görüntüsü — Belge Alt Tanım Listesi sekmesi — solda belge listesi, sağda alt tanımlar. Örnek veri. Belge Alt Tanım Listesi (örnek veri). Soldaki listeden bir belge seçilince sağdaki tablo dolar.)*

Örnekteki soldaki listede **Nüfus Cüzdanı Fotokopisi**, **İşe Giriş Sağlık Raporu**, **İş Sözleşmesi**, **SGK İşe Giriş Bildirgesi**, **Adli Sicil Kaydı** ve **İkametgâh Belgesi** görünüyor; sizde Belge Tanım Listesi'nde tanımladığınız belgeler listelenir.

Sağdaki tabloda **Adı** ve **İşlemler** sütunları vardır; satır sonundan düzenler veya silersiniz. Ekleme penceresi tek alanlıdır:

*(Ekran görüntüsü — Belge alt tanımı ekleme penceresi — tek Adı alanı. Alt tanım ekleme penceresi.)*

> **Pencerenin başlığı “İstek Listesi” yazar.** Bu bir etiket hatasıdır; pencere *belge alt tanımı* ekler, istek kuralı ile ilgisi yoktur. **Adı** alanına alt tanımın adını yazıp **Kaydet** deyin. İstek kuralları için Belge İstek Listesi sekmesini kullanın.

## Belge İstek Listesi

Ekranın **en çok iş gören** sekmesidir: bir belgenin **kimden isteneceğini** buradan kurarsınız. Bu kurallar Çalışan Belge Yönetimi'nde çalışanın karşısına çıkan eksik belge listesini üretir.

*(Ekran görüntüsü — Belge İstek Listesi sekmesi — belge / istek tanımı / istek sütunları. Örnek veri. Belge İstek Listesi (örnek veri).)*

Sütunlar: **Belge Tanım** · **İstek Tanımı** · **İstek**. *İstek Tanımı* kuralın hangi ölçüte dayandığını söyler — **İş Yeri**, **Bölüm**, **Kişi Grubu** veya **Görev**. *İstek* sütunu ise o ölçütün değeridir (hangi iş yeri, hangi görev…). Satır sonundaki (sil simgesi) **Sil** kuralı kaldırır.

Bu sekmede **iki** ekleme düğmesi vardır:

### Yeni Ekle — tek kural

*(Ekran görüntüsü — Belge isteği ekleme penceresi — belge, istek tanımı ve istek değeri. Tek istek kuralı ekleme penceresi.)*

1. **Belge tanımını** seçin (yazarak arayabilirsiniz).
2. **İstek tanımını** seçin: İş Yeri / Bölüm / Kişi Grubu / Görev.
3. Seçiminize göre dolan **değer listesinden** hedefi seçin.
4. **Kaydet** deyin. Kural anında geçerli olur.

### Toplu Ekle — çok iş yeri × çok belge

Aynı belge kümesini birçok iş yerine birden tanımlamak için kullanılır; tek tek eklemeye göre çok hızlıdır.

*(Ekran görüntüsü — Toplu istek ekleme penceresi — iş yeri arama kutusu, iş yeri listesi ve belge listesi. Örnek veri. Toplu Ekle penceresi (örnek veri).)*

1. Üstteki **arama kutusuna** iş yeri adının bir bölümünü yazın; liste süzülür.
2. Soldaki listeden **iş yerlerini** işaretleyin (birden çok seçebilirsiniz).
3. Sağdaki listeden **belgeleri** işaretleyin.
4. **Kaydet** dediğinizde seçtiğiniz her iş yeri için seçtiğiniz her belge **ayrı bir kural** olarak eklenir.

Seçim çarpımı hızla büyür — 10 iş yeri × 8 belge **80 kural** demektir. Kaydetmeden önce seçimlerinizi gözden geçirin; geri alma toplu değildir, kurallar tek tek silinir.

## İşyeri Grup Şablonları

Bir **iş yeri grubuna** uygulanacak hazır şablonları tutar. İstek kurallarından farkı, yalnız belgeyi değil **eğitim ve duyuruyu** da kapsamasıdır.

*(Ekran görüntüsü — İşyeri Grup Şablonları sekmesi — işyeri grubu, tür ve ad sütunları. Örnek veri. İşyeri Grup Şablonları (örnek veri).)*

Sütunlar: **İşyeri Grubu** · **Tür** · **Adı**. *Tür* süzgeci üç değer alır: **IK Belgeler**, **Eğitimler**, **Duyurular**. Satır sonundaki (sil simgesi) **Sil** şablonu kaldırır.

*(Ekran görüntüsü — İşyeri grup şablonu ekleme penceresi — grup, tür ve tanım adı. İşyeri grup şablonu ekleme penceresi.)*

Pencerede sırasıyla **iş yeri grubunu**, **türü** (belge / eğitim / duyuru) ve **tanım adını** seçip **Kaydet** dersiniz.

## Sıralama

Klasör ve belgelerin **görüntülenme sırasını** belirler. Buradaki sıra, IK Belgeler Özet ekranındaki **sütun sırasına doğrudan yansır** — en çok bakılan belgeleri başa almak, o ekranı okunur hâle getirir.

*(Ekran görüntüsü — Sıralama sekmesi — sürükle bırak klasör ve belge kutuları. Örnek veri. Sıralama sekmesi (örnek veri). Her kutu bir klasör, içindeki satırlar o klasörün belgeleridir.)*

- Her **kutu bir klasördür**; kutuları sürükleyerek klasör sırasını değiştirirsiniz.
- Kutunun içindeki (simge) tutamaklı satırlar o klasörün **belgeleridir**; onları da kendi içinde sürüklersiniz.
- Kutu başlığına tıklayarak **açıp kapatabilirsiniz**.
- Sıra **bıraktığınız anda kaydedilir**; ayrı bir Kaydet düğmesi yoktur.

Sekmenin üstündeki bilgi şeridi bunu hatırlatır; şeridin sağındaki **×** ile şeridi kapatabilirsiniz.

## Dikkat edilecekler

- **Sıra önemlidir:** klasör → belge tanımı → istek kuralı. Klasör yoksa belge tanımlayamaz, belge yoksa istek kuralı kuramazsınız.
- **Tanımlar kurulum genelindedir.** Klasör ve belge tanımları tüm iş yerleri için ortaktır; iş yeri ayrımı yalnız istek kuralları ve grup şablonları seviyesinde yapılır.
- **Silme kaydı pasife alır**, geçmiş belgeleri silmez. Daha önce yüklenmiş dosyalar yerinde kalır.
- **Belge adını sonradan değiştirmek** örnek/şablon dosyalarının adını da etkiler; gerekmedikçe değiştirmeyin.
- **Geçerlilik süresini üç tehlike sınıfı için de doldurun.** Yalnız birini doldurursanız diğer sınıftaki iş yerlerinde belge süresiz sayılır.

## İlgili konular

- IK Belge Yönetimi — buradaki tanımları kullanan ana ekran
- IK Belgeler Özet — Sıralama sekmesinin belirlediği sütun sırası burada görünür
- Stajyer Belge Tanımları — stajyerler için aynı yapının ikizi
- İnsan Kaynakları — Genel Bakış

---

*WebİBYS Yardım · sürüm 2.55.6.729 (2026-09-11) · https://help.meditek.tr/calisan/calisan-belge-tanimlari.html*
*Konu paketi: Çalışan İşlemleri (İnsan Kaynakları) — https://help.meditek.tr/llms.txt*